Organiser

La contrainte est d'identifier un fichier sans ambiguïté et d'être capable de retrouver le média.

• Gestion et visualisation peuvent être dissociées (on "explore" sous Windows ou Mac) puis on clique pour visualiser.
• L'organisation de type c:/lapeyrouse/photos/Ma_tante_Irma est le premier réflexe mais on est vite dépassé !

Autant prendre les bons réflexes dès maintenant. Voici quelques idées :

Il y a 3 méthodes (il est possible de les utiliser simultanément) 

• l'arborescence dans des dossiers du système d'exploitation
• un seul dossier et tout organiser à partir du nom du fichier
• un logiciel spécifique (permet une indexation mais n'évite pas la création d'une arborescence même courte).

Répartir par dossier

et sous-dossier avec le système d'exploitation

Exemple 

• Dossier Windows principal : "Généalogie Brueys"
• Sous-dossier : Ardèche, Bouches-du-Rhône, Brueys Autres, Gard, Imports, Mes écrits, Pays-Bas, Somme, USA
• Dans "Ardèche", les sous-sous-dossiers : AD07 BMS-NMD, AD07
• Divers, AD07 Fonds Falgairolles, AD07 Justice, AD07 Notaires, Divers
• Et dans "AD07 Fonds Falgairolles" : "AD07 - 85 J17-6", "AD07 - 85 J17-7", "AD07 - 85 J214", etc ..

Cette structure rappelle où ont été trouvés les médias.

Sur un CD-ROM Mettre autant de photos que possible dessus et étiquette sur le CD. Un CD contient uniquement des photos d'un registre donné. Le CD est découpé par années. Une année contient les vues, numérotées de 1 à n.

Nommer les fichiers

Comment nommer un fichier ? Où doit on saisir les informations permettant l'identification de ce fichier ?

Dans le nom même du fichier contenant la source.

C'est forcément sous forme abrégée pour tenir compte des contraintes de place.

ex 

j'ai numérisé un acte de mariage Le fichier numérique sera nommé 69382_AM_WP-1576-11_1914-1918_0185.doc

Avantage 

rapidité d'identification, attachement "certain" du nom du fichier à son contenu

Inconvénient 

limitation du nombre d'informations, difficulté de lecture par un tiers (relativement à la solution 2), risque sur la pérennité du fait de l'utilisation d’abréviations

Dans une base à part ou un fichier excell ou word ou peu importe ...

Exemple 

pour un acte de mariage numérisé, le fichier sera nommé 0000452.doc Et un fichier à part me dira que 0000452.doc = Acte de mariage dans commune 69382, etc ...

Avantage 

lisibilité et pérennité des informations

en clair, plus grand nombre d'informations possible

Inconvénient 

risque de déconnexion du contenu / contenant, Manipulation plus compliqué et plus longue (relativement à la solution 1),

[En informatique on recommande de limiter au maximum la sémantique dans les noms des fichiers, et plutôt d'utiliser une base de données parallèle dans laquelle les caractéristiques du document sont indiquées.]

Un nom long est utile pour retrouver un fichier avec les outils de recherche du système d'exploitation. :Séparation des éléments : espace ou le trait de soulignement "_" (underscore)

Séparation des informations de l'élément : le tiret "-" semble l'élément le plus usité

Typographie 

deux méthodes : chaque mot commence par une majuscule ou tout en minuscule et sans accent.

Des photographies d'actes, des portraits, des cartes postales, des transcriptions ont un même objectif : identifier une "ressource" (un acte d'état civil ou notarié, une photo de mariage ...) dans le temps, dans l'espace, la nature de la susdite, et, la ou les personnes concernées.

Le temps

Date au format (ISO 8601): AAAA-MM-JJ (le format AAAAMMJJ est aussi possible mais parait moins lisible).

Exemple 

le 24 septembre 2002 devient 2002-09-24 ou 20020924. Permet le classement par date.

Ce format "an mois jour" est défini par une norme ISO qui autorise le format avec un trait d'union (le format sans séparateur est aussi possible). Aucun autre séparateur n'est permis (donc pas l'espace).

Remarque

une information intemporelle (ex : reproduction de partie d'une publication n'aura pas obligatoirement de date. Il est possible en ce cas de mettre la date du jour de saisi du fichier. Pour une date incomplète ou approximative : 1670-09-00 ou 1670-00-00 .

Option' 

ne mettre que la date avec uniquement un numéro pour différencier si deux dates sont identiques.

L'espace

Indiquer le lieu d'origine de la source.

En France le code Insee (option code INSEE avec pays ex : FRA_92023).

Ex : mairie, siège de l'étude, lieu où la photographie a été prise. Il faut localiser en priorité le lieu d'origine (et non du lieu où se trouve le document). La "source" (ne pas confondre avec la source journalistique, personne ou moyen par lequel on a obtenu l'information) a été rédigée dans un lieu précis (église, mairie, étude ...). Qu'on la retrouve ensuite aux Archives communales (AC), Archives départementales (AD), centres des Mormons (SDJ) est secondaire, c'est la même, qui est consultée sur le registre original aux AC ou sur le microfilm aux AD.

• Pour un document numérique, le fichier est probant à lui seul.

• Pour une transcription, placez dans le document lui-même en en-tête "transcription faite par ... le... à....".

• Pour un acte donné, un fichier image et un fichier texte peuvent cohabiter dans le même répertoire, la distinction se faisant sur l'extension (jpg, txt par exemple).

Nature de la source

Acte de naissance, mariage, décès, sépulture, notarié, photo, inventaire, un codage sur un seul caractère peut suffire: N naissance, M mariage, T notaire (Tabellion, le N est déjà pris)

Nom et prénom de l'intéressé principal

L'enfant baptisé, le couple pour un mariage, la ou les personnes concernées (une ou deux personnes avec Noms et Prénom(s). (Pour savoir comment écrire ces patronymes voir chapitre patronyme). Option : utiliser toujours le même nombre de caractères, facilite les tris et recherches (utiliser si nécessaire le "_" en remplissage).

Exemple standardisation sur trois lettres (les trois premières ou trois lettres mnémotechniques), Vsn pour Vesseron et Duv pour Duval. Le ou les prénoms ne sont vraiment utiles que pour différencier des naissances multiples (ou des décès accidentels...)

On peut se limiter aux initiales ou coder sur deux lettres Pi pour Pierre ou Ma pour Marie. On peut choisir de ne pas les mentionner.

Pour deux personnes : les Noms : les placer à la suite, séparés par un "_" pour une meilleure lisibilité (l'ordre usuel étant généralement époux_épouse) **et aussi pour permettre des recherches/tris sur le deuxième nom**.
Notons qu'avec cette convention rien n'oblige à se limiter à deux noms. Option : placer les prénoms en fin de structure, dans le même ordre.

Option 

XXXX pour un patronyme inconnu.

Remarque 

certains fichiers peuvent ne pas contenir de de noms et prénoms (ex : photo d'un château)

le type du fichier

Image ou texte, c'est donné par l'extension et explicite en lui-même.

DOC, TXT, ...

• RTF conserve les caractéristiques de mise en page : colonnes, sections, caractères,...
• PUB Microsoft Publisher pour des documents élaborés
• PDF multi-images et le TIF multi-images (ex : documents numérisés de la Bibliothèque Nationale)
• AIS "albums" d'images gérées par ACDSee
• HTM pages transmises par Internet
• TIF avec compression sans perte contrairement aux JPG et GIF
• AIF fichiers QuickTime
• MPG Vidéo-CD
• ZIP fichiers compressés

DW DesignWorkshop pour des objets 3D (architecture)

option : origine du document

(ex : AC ou AD). Quelques avis.

On peut se demander si EN PLUS il est utile ou non d'ajouter le lieu où se trouve le média.

Ce sont deux copies d'un même document.

Dans la pratique il existe des différences (signatures... ) mais il convient alors de les considérer comme des documents "distincts " différenciés par une zone genre O (original pour un contrat), M (minute), G (grosse ou greffe)...
Il est important de noter quel registre a été photographié car parfois, ce ne sont pas les mêmes. L'un est le double de l'autre, mais les doubles faits à la main... il manque parfois des informations (signatures, en particulier) et il peut y avoir des erreurs de recopie.
La localisation actuelle de la "ressource" doit plutôt figurer dans la description faite dans le logiciel de gestion, généalogique ou non, que dans l'identification proprement dite. Toutefois si l'on recherche une identification unique d'un document dans une base virtuelle répartie sur l'ensemble des centres de "stockage", il faut effectivement intégrer dans le nom de fichier l'identification de chacun de ces centres, des AC à la BNF..., une sorte de n° INSEE supplémentaire...
Si on pense à l'avenir et à mise en commun des sources il faut trouver un système crédible et qui colle à ce qui existe déjà dans les dépôts d'archives. Si on enlève cette localisation nous allons nous retrouver avec 2 documents avec le même identifiant et 2 contenus (feuillets présents dans une collection et pas dans l'autre).
La localisation est susceptible de varier suivant les réorganisations administratives, intérêt historique...

Réponse 

physiquement oui mais pas dans le dépôt. Il ne faut pas oublier que la photo numérique pourra devenir à terme l'exemplaire de consultation puisque copie conforme de l'original donc le déplacement de tel ou tel document dans un autre dépôt ne nous dérangera pas, et si cela était l'inventaire serait annoté donc le chercheur saura où aller le prendre, et pourquoi le ressortir puisque nous avons une copie exacte?

en option : numérotation séquentielle pour les documents

multi-fichiers (une page = un fichier). Faire deux fichiers pour une même photo si elle contient 2 années (la fin de l'une et le début de l'autre). Pour différencier une page de gauche et une page de droite: Option

• a) mettre un numéro séquentiel (1 puis 2).
• Option b) en rephotographiant des registres des Mormons, il est parfois nécessaire de faire 2 photos pour une vue sur le microfilm, afin que la définition soit correcte. La source est le microfilm des Mormons.

Il y a une numérotation par vue de 1 à n. Il est ainsi possible de noter par exemple la vue 22, en la décomposant en 2 photos : 22L et 22R (c'est peut-être mieux que 43 et 44, ou que 221 et 222, ou 22_1 et 22_2).Option c) mettre les termes Ret V (pour Recto et Verso) le "r" étant alphabétiquement avant le "v", ca reste français et ca distingue toutes les pages.

Ex : 001r, précède 001v, laquelle, dans le registre, se trouve à gauche de 002r qui lui fait vis à vis.

Remarque : pour une numérisation d'un registre entier, il est conseillé de prendre l'habitude d'un numéro de page sur 3 caractères (de 000 à 999). On évite une rupture dans les visualisation des noms de fichiers dans l'explorateur et en prenant ce réflexe on ne risque pas les mauvaises surprises.

Exemple 18851105_FRA_92023_M_Ves_Duv_Pi_MaGe.jpg 5 novembre 1885 en France à Clamart, acte de Mariage de Vesseron Pierre et Duval Marie Geneviève (acte numérisé). 18851105_FRA_92023_M_Ves_Duv_Pi_MaGe.doc = Le même en .doc = transcription Ainsi si tous les fichiers sont dans le même répertoire, ils sont accessibles à volonté classés dans le bon ordre. Une recherche (par exemple) sur *M_???_Duv* donne tout les mariages des filles Duval dans l'ordinateur. Cas de numérisation des registres Si le registre est découpé en naissances, mariages et décès, préciser la numérotation par N, M, D.

Exemple : 1800-1830_35127_AC_NMD_xxxx.jpg

• a) 1800-1830 : période concernée par le registre En effet certain actes sortis de leur contexte sont illisibles (ex : "le même jour que ci-dessus") ou erroné (sur un registre de 1764 un acte inscrit 1760, le curé a oublié le "quatre"). Si l'acte est seul même identifié dans son nom par 1764-08-12 on ne sait plus ou est l'erreur (le curé ou le nom de fichier).
• b) 35127 : code INSEE
• c) AC : lieu où a été trouvé l'acte (AC : Archives Communales ou AD.) en option
• d) NMD : type d'actes donc remplaçable par BMS, tout autre type pouvant être relevé comme les notaires Pour les registres paroissiaux, le BMS est implicitement dans les dates, mais on rencontre des vieux registres seulement BM ou TS (testaments et sépultures) avec les mêmes dates, - pour les registres d'état civil les N, M, D sont généralement disjoints, avec des dates identiques (décennales) pour les premiers registres, sans oublier les P (publications de bans) pour les toutes premières années de la République.
• e) xxxx : numérotation de la vue dans le registre ou rang de l'acte dans le carton Permet de déposer son travail aux AD qui peuvent facilement utiliser cette numérotation.

Série de registres d'une paroisse - La hiérarchie se lit comme suit : Lieu / Volume-Époque / Folio-Page.

Le lieu correspond à la paroisse catholique (idéalement : pays division sous-division ville paroisse) Volume-Époque est sous la forme V01-1906-1911

Le folio (feuillet) est nécessaire car il ne correspond pas toujours au numéro de page. Il a la forme : F017-P011 Le nom de fichier d'une feuille a ce format : Sainte-Sabine-V01-1906-1911-F017-P011.png Le nom de fichier du document complet est : Sainte-Sabine-V01-1906-1911.pdf

Il s'agit ici d'un cas particulier mais la hiérarchie s'applique aussi à tout document qui comporte une pagination : Collection / Volume ou Numéro / Sous-Division (chapitre, section, article, etc) / Page

Suggestion : réaliser un fichier sous un tableur par commune photographiée, un onglet par décade, et donc 10 années par feuillet. Pour chaque année, il y a une ligne par photographie, avec indication de la première et de la dernière date (quand c'est possible, cf le cas de date illisible) le nombre d'actes, et leur type (bms ou nmd). Enfin, une dernière colonne permet de mettre des commentaires. Ces informations sont notés au fur et à mesure du dépouillement.

Idée si plusieurs registres pour un même évènement : regrouper toutes les infos au sein d'un même document xxx.doc ou xxx.pdf ou xxx.htm qui inclurait les deux photos et la transcription du texte.

Débat : faut-il donner une signification au nom de fichier ou non (dénomination parlante des pièces) ?

Pour : il n'y a pas besoin de base de données, donc pas besoin d'ouvrir un programme pour chercher. La classification des fichiers dans les répertoires de Windows évite le doublon. La recherche est rapide avec Explorateur Windows, et si l'on veut plus de renseignements, double clic, et hop fichier ouvert.

Contre : Il est vain de vouloir donner une signification à un nom de fichier. Il faut au contraire enregistrer les documents avec une numérotation incrémentale, et enregistrer dans une base de données (il y en a de nombreuses gratuites pour tous les systèmes d'exploitation). Cette base de données contiendra, en face du numéro de document (la base de données est garante de son unicité) toutes les informations utiles, telles que décrites par les nombreux autres contributeurs.