Relevé

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Relevés systématiques ou dépouillement

analyse de tous les registres paroissiaux et les actes d'état civil afin de les transcrire pour facilité les recherches à d'autres généalogistes. On parle aussi de "relevé systématique".

Le principe

est habituellement de saisir sur place (aux archives, dans les mairies ou les centres de généalogie) les registres des paroisses (BMS) d'une commune de façon systématique pour en faire une table facile à consulter. Soit on se procure le microfilm soit on travaille directement sur le registre.

Deux méthodes 

• 1/ saisir avec du papier et du crayon : plus rapide (sur place), moins cher (pas de portable), pas de risque de plantage machine, possible d'ajouter à la volée sans contrainte des commentaires sur les recherches effectuées. Inconvénient : oblige à saisir de nouveau chez soi sur informatique et donc avec un risque d'erreur supérieur.
• 2/ saisir directement sur informatique avec un portable : évite de saisir deux fois et évite d'autant les risques d'erreurs

Créer une fiche par acte (papier ou informatique) et recopier in-extenso les informations sans les interprêter ni les déformer. Dépouiller sur une collection (celle du greffe par exemple) puis relecture correction et compléments sur l'autre collection (le dépôt des communes). En effet, très souvent, les registres comportent l'un ou l'autre des lacunes soit par omission soit par destruction. On peut soit remonter le temps soit avancer. Ceux qui connaissent les noms d'une région peuvent commencer par les anciens registres : il est plus facile et plus intéressant de suivre l'ordre chronologique des choses. En revanche ceux qui ne sont pas familiers avec les patronymes d'une paroisse auront intérêt à commencer par une période très facilement lisible pour se familiariser avec les patronymes, puis remonter le temps. Un dépouillement des BMS se complète utilement d'un dépouillement des Contrats de Mariages.

Proposition pour les éditions des relevés systématiques

• Article paru dans "Flash Fédération" périodique de la Fédération Française de Généalogie, N° 64 - octobre-novembre 2000

par Geneviève GONTIER

Depuis 30 ans et plus, des généalogistes éclairés et soucieux à la fois de la sauvegarde du patrimoine et de l'entraide mutuelle copient et informatisent des actes. Depuis 30 ans et plus, la plupart d'entre eux déposent ces copies en divers lieux : Archives Départementales et Municipales, Associations, Fédération, Bibliothèques généalogiques, voire Salt Lake City. Ces documents sont toujours les bienvenus, mais ce serait plus facile pour tout le monde si leur forme matérielle était homogène et si la page de garde comportait à peu près les mêmes indications. La forme matérielle Les relevés, qu'ils soient disposés en page, ou en image (format italien), devraient toujours être imprimés ou manuscrits sur format 21 x 29.7, afin d'en permettre un classement plus aisé.

Il vaut mieux, sauf pour les communes minuscules, séparer les différentes sortes de relevés, soit  :

• avant 1792
• Sépultures avant 1792
• Mariages avant 1792
• Naissances postérieures à 1792
• Décès postérieurs à 1792
• Mariages postérieurs à 1792

Notons en passant que l'appellation précise est bien Baptêmes et Naissances, Sépultures et Décès, soit BMS et non NMD.

La page de garde

• NOM DE LA COMMUNE et Code INSEE (facultativement le code postal)
• S'il y a lieu le nom révolutionnaire
• Le nom du chef-lieu de canton
• Le nom du chef-lieu d'arrondissement.
• S'il s'agit d'une commune qui n'existe plus, ou d'un hameau, le nom de la commune actuelle de rattachement
• La paroisse au moins pour les communes qui en comportent plusieurs
• Les dates extrêmes – lacunes s'il y en a
• Le mode d'édition : Alpha - Chrono - les deux
• Le contenu du relevé : Tables, tables filiatives, saisie des témoins, des parrains et marraines

La source :

• Support : registres, microfilms, micro-fiches
• L'auteur ou les auteurs – le cercle propriétaire s' il y a lieu
• L'année de fin de travail
• Si possible, il serait bien d'ajouter, après la page de garde, un extrait agrandi de la carte de Cassini qui permettrait de repérer les hameaux et / ou la liste de ces hameaux. Une photocopie de la page correspondante de "Paroisses et communes de France".
• Si ces relevés sont informatisés, il n'est pas difficile de produire - et c'est fait dans la plupart des cas - une table alphabétique et une table chronologique

Exemple

ARRAS (Sainte-Croix) 62041 Chef-lieu d'Arrondissement MARIAGES 1737-1792 Actes complets en ordre chronologique Tables alphabétiques H et F Dépouillement sur registre aux AD Relevés : AGP Saisie : G.GONTIER 1998

Les communes dépouillées

La Fédération se charge d'envoyer sur Minitel ainsi que sur Internet la liste des communes relevées par les associations. Nous avons déjà cette liste, pour un grand nombre d'associations, mais elle nous est souvent arrivée sous des formats hétérogènes. Comme il s'agit, la plupart du temps, de listes informatisées, nous pensons ne pas être trop exigeants en vous demandant de bien vouloir, à l'avenir, homogénéiser ce document sous la forme suivante, en utilisant une colonne pour chaque rubrique :

• SIGLE DE L'ASSOCIATION
• N° INSEE DE LA COMMUNE (OU DE LA COMMUNE DE RATTACHEMENT)
• NOM DE LA COMMUNE
• Le cas échéant nom de l'ancienne commune, de la commune rattachée, du hameau ou de l'écart, de la paroisse.
• Date de début
• Date de fin
• Nombre d'actes
• Ces trois rubriques pour Baptêmes (Naissances), Mariages et Sépultures (Décès)Présence de Microfilms à l'association
• Observations : lacunes, par exemple

Exemple (Nous vous les donnons par ligne, mais bien entendu, il s'agit de colonnes)

• Association : AGP
• N° INSEE : Commune : 62041
• Commune : ARRAS
• Hameau ou paroisse : SAINTE-CROIX
• B début : -
• B fin : -
• B nombre : -
• M début : 1737
• M fin : 1792
• M nombre : 1620
• S début : -
• S fin : -
• S nombre : -
• MF : oui
• Observations : il n'y a pas d'archives avant 1737

Merci à l'avance de bien vouloir vous inspirer de ces recommandations  !

Lire aussi à ce sujet les « Réflexions sur les dépouillements » par J-M delli PAOLI, parues dans "Provence Généalogie" et reprises dans "Généalogie et Histoire" (Revue du CEGRA, n° 103).

Soundex

Dans PAF un outil (Soundex) permet de calculer le code phonétique d'un patronyme. Il s'agit de trouver un indice permettant de regrouper, dans de très grandes bases de données, des noms d'orthographe et prononciation voisines. Cela a été mis au point aux USA pour gérer les recherches dans les bases de données des recensements. Le principe est de garder la première lettre. Pour les lettres suivantes on supprime toutes les voyelles, on supprime les consonnes doublées. Sur ce qui reste on calcule un numéro à 3 chiffres.

Le terme Soundex s'applique à un système permettant de conserver, dans un même endroit, des noms de sonorité voisine débutant par la même lettre, malgré les différences ou les erreurs d'écriture. Le code Soundex d'un patronyme se compose de son initiale et d'un ensemble numérique basé sur les consonnes utilisées dans ce même patronyme. Toutes les voyelles ainsi que les consonnes y (sic), w et h sont ignorées. Des zéros sont ajoutés en fin de code pour compenser un nombre de trois chiffres si le patronyme ne contient pas trois lettres pouvant être codifiées. S'il contient plus de trois consonnes, seules les trois premières sont codifiées.

La valeur numérique des codes Soundex est:

• 1 = b, f, p, v
• 2 = c, g, j, k, q, s, x, z
• 3 = d, t
• 4 = l
• 5 = m, n
• 6 = r

Aucun code n'est affecté aux lettres a, e, i, o, u, y, w, ou h. Quand deux lettres de même valeur numérique sont voisines, elles sont codifiées comme une seule lettre.

Par exemple avec ce système, les noms suivants: - Palluy -- Pallui -- Pallua -- Pallu et les mêmes avec un seul "L" donnent tous P-400

Autre exemple

Gutierrez est codé G-362 (G, 3 pour T, 6 pour le premier R, le second R est ignoré, 2 pour Z)

• Explications en français http://www.chez.com/algor/soundex/soundex.htm
• Explications en anglais : http://www.archives.gov/genealogy/index.html

Remarque :

La codification SOUNDEX est d'abord un système qui s'appuie sur la prononciation anglophone des patronymes.

Il existe une version française de la table de codification SOUNDEX, mais cela ne change pas les résultats avec les exemples cités pour le problème posé: En SOUNDEX "français"

• BREUIL> B640 et BROGLIE>B674
• FOREZ> F680 et FORET>F630
• AVORIAZ>A968 et AVORIA>A960
• LEVIS>L980 et LEVI>L900

Ensuite, le but de code est de calculer un code identique pour des patronymes qui se prononcent de la même manière ou de manière très proche malgré des graphies différentes. Pour rapprocher des patronymes dont la prononciation diffère de manière particulière selon la graphie, si on prend les exemples cités, le calcul du code SOUNDEX nous donne :

• BREUIL> soundex=B640 et BROGLIE > soundex=B624
• FOREZ> soundex=F620 et FORET > soundex=F630
• AVORIAZ > soundex=A162 et AVORIA> soundex=A160
• LEVIS> soundex=L120 et LEVI> L100

Pour les noms juifs, il faudrait essayer la codification Daitch-Mokotoff qui donne peut-être de meilleurs résultats: LEVIS ou LEVI > Daitch-Mokotoff=870000

Relevés systématique à la voix

Il est possible de faire le relevé systématique des actes d'état-civil en utilisant un logiciel de saisie vocale (LSV). On connecte un microphone au micro-ordinateur. On active le logiciel. On lit les actes devant le microphone.
Le logiciel capte et interprète la voix puis range le texte résultat dans un fichier. Durant l'été 2004, relevé systématique à la voix des tables décennales d'une commune du 82 pour la période 1792-1904.

Photographie des pages des TD avec un appareil numérique. Transfert sur ordinateur.
Pour faire la saisie vocale, création pour chaque décennie et avec un tableur, d'un tableau avec NOM, PRENOM, DATE pour les naissances et les décès, ou un tableau de cinq colonnes NOM EPOUX, PRENOM EPOUX, NOM EPOUSE, PRENOM EPOUSE, DATE pour les mariages.
Microphone puis lancvement du LSV. Affichage simultanément sur l'écran du micro-ordinateur, la photo de la TD à saisir et le tableau à remplir.
Lecture, une à une, les lignes de la TD pour renseigner les cases du tableau l'une après l'autre. En premier, saisi des TD des mariages pour rencontrer un maximum de noms propres à apprendre au LSV et ensuite plus facile pour les TD des naissances et des décès.

Homophonie ?

Pendant cette saisie des TD, difficultés avec les patronymes d'orthographe différente mais homophones. Pour diminuer le problème, utilisation de la prononciation occitane des patronymes qui en prononçant toutes les lettres augmente la différenciation.

Ainsi, « BAR » peut être distingué aisément de «BARRES », par exemple. Cependant, cette prononciation occitane créait parfois d'autres difficultés. Ainsi, en disant « METADIÉ », j'obtenais parfois «METADIE» et « MONESTES » donnait « MONEST .S »
disant « 7 février 1884 », le LSV traduisait par «  cette février 1884 » ou, encore, « 2 juillet 1821 » donnait « de juillet 1821 ».
A force de préciser à chaque fois au LSV que c'était la première forme qui était la bonne, l'erreur a disparue. De la même façon, le LSV traduisait « Jean » par «  gens », « SAGES » en « sagesse » ou « sage  ».

Résolution de cette confusion en supprimant un maximum de noms communs du dictionnaire du LSV puisque ces noms communs sont, dans notre cas, inutiles pour la plupart. On sait, enfin, que l'orthographe des patronymes ne s'est fixée que peu à peu et tardivement. On rencontre indifféremment « AUZERIC  » et « HAUZERIC » ou « MOLINE », « MOULINE  ».
En m'imposant l'emploi d'une prononciation unique et donc d'une écriture unique, il a été possible d'éviter la confusion sans peine.

Le LSV employé est un logiciel d'usage général. Mes photographies « à main levée» ont conduit à quelques difficultés de lecture.

Bilan :

la saisie des TD des mariages a été un peu laborieuse à cause de l'apprentissage des patronymes rencontrés. Par la suite, la saisie des TD des naissances et décès a pu se faire à une vitesse parfois surprenante. 250 décès saisis par heure, sans fatigue ! Le relevé des TD des NMD pour la période 1792-1904, soit près de 5500 lignes a demandé une trentaine d'heures que j'ai réparti sur trois semaines.

Gérard KITTEN