Classer

Comment faut-il nommer, organiser, classer et conserver nos différents documents physiques. Il ne semble pas exister de normes sur le sujet. Il est entendu qu'une information saisie dans le logiciel de généalogie fera référence au "nom" du document. Et que la méthode de classement devra permettre de retrouver ledit document rapidement, sans risque de confusion ou de perte. Quelque soit la méthode utilisée il sera important de la décrire et d'en laisser une trace dans les boites d'archives.

Ne gardez que l'essentiel

Les archives numérisées nous permettent de retrouver facilement si nous sourçons correctement nos données, les actes (civiles, paroissiaux, notariés etc...), si nous indiquons dans nos fiches la majorité des informations lues dans ces actes. Pourquoi dans ce cas, garder une multitude de papiers, ou garder dans son micro, des captures d'écran, l'ordinateur peut tomber en panne, les encres ne sont pas toutes de bonnes qualités.

Par contre, ce qui est utile à garder, ce sont les papiers de famille, vous êtes seul à avoir ces documents et il est difficile d'obtenir des duplicatas, donc là il est important de les classer pour les préserver, soit pour :

• transmettre ceux-ci à votre famille
• donner aux archives départementales

Les papiers de familles (Livret de famille, livret militaire, lettres, feuille de paie, diplomes...) peuvent être classer par n°de Sosa par couples en différenciant la branche du père et de la mère et les collatéraux.

On garde les documents

Il existe plusieurs sortes de classement :

• Classement par n° d'ordre
• Classement par nom significatif

Le classement par numéro d'ordre

Affectation d'un numéro d'ordre à tout document,

• ex : [http://legoux.org/article103.html Fiche Legoux]

Puis rangement du document selon ce numéro d'ordre.

• Avantage

• Cette méthode facilite le classement à l'origine, la consultation est simple (avec un logiciel de généalogie correctement renseigné) et la réutilisation de notre numérotation est facilité lors de la transmission des nos archives. Cette méthode s'apparente à celle utilisée dans les bibliothèques (on parle alors de "cote" du document).

• Inconvénient

• Très compliquée pour des néophytes...
• Il faut déjà avoir une technique informatique

• Variante pour les gros volumes

• classer les documents suivants des critères mécaniques : les livres ensemble, les cartes postales ensemble, les copies d'actes ensemble etc... et on les stocke dans les "réceptacles" les mieux appropriés pour leur conservation. Au fur et à mesure de leur introduction dans le réceptacle on leur donne un numéro croissant et on viendra les chercher et les remettre suivant ce numéro.

Cette méthode nécessite bien sur que le document soit référencé dans une structure de classement en fonction de son contenu.

La photocopie PC00206 est citée dans :

• Mariage de Jean D avec Marie P,
• Mariage de Pierre D oncle de Jean D, parce que c'est écrit pour ce témoin
• Décès de Jeanne R mère de Marie P avant le...
• Jacques C sait signer

Mais elle a l'avantage de ne pas présumer des besoins qu'on aura plus tard.

Dans les bibliothèques l'usage était d'utiliser une cote comportant en début le type de document (et sa taille) puis le numéro chronologique dans le type. Cette méthode permet de tenir compte du fait que le type et la taille du document sont les premiers critères de sa conservation.

• Suggestion : Pxxxxx (photocopies ou feuille), Lxxxxx (livres, livrets), Dxxxxx (faire-parts, cartes d'identités, passeports)

• Autre variante

• Un seul numéro d'ordre. Les objets sont rangés selon des critères mécaniques dans des boites différentes.

• Inconvénients

• Les numéros ne vont pas se suivre dans une boite.
• Oblige aussi à tenir à jour le dernier numéro enregistré.

Le classement avec un nom "significatif"

Le nom du document va donner des informations sur le contenu. Plusieurs méthodes  :

• Par la date : format ISO 8601 : AAAA-MM-JJ Pour les documents sans date : classement par branches
• Par le type de l'acte N/M/D/Autres puis Nom/prénom ou numéro d'ordre Il existe des classements plus détaillées : A. Etat civil / B. Situation familiale / C.Situation militaire / D. Nationalité / E. Signalement et état physique ...
• Par les individus : avec nom et prénom (puis numéro en cas de doublon)
• Par la commune puis numéro d'ordre

Informatique et gestion de documents

Le logiciel de gestion de documents

Réservé à des bases documentaires volumineuses .

Selon une interprétation du livre "Les fonctions de l'archivistique contemporaine" de Carol Couture édition PU du Québec, il faudrait

1. Respecter la provenance ou "fonds" et donc garder ensemble ce qui vient d'une même archive.
2. Numéroter les différentes reproductions d'un document avec un signe supplémentaire. Suggestion : Fonds(série et sous-série)/n° incrémental personnel/lettre

La lettre corresponds au contenant (transcription, photocopie, copie certifié conforme, etc) Exemples

• Acte de naissance en provenance des Archives de Savoie : AD73-n° du fond des ... AD (n° page) - n°incrémental perso/Une lettre
• Acte de naissance de la mairie de Versailles : M/Code insee/n° incrémental/Une lettre
• Photo personnelle : P/n° incrémental/Une lettre

Les conditions de conservation

Il existe des boites spéciales Qualité archives qui répondent au classement de vos papiers sans risque de les détériorer

• [http://www.atlantis-france.com/ Atlantis France]
• [http://www.artdoctor.fr/fr/2-archives-vieux-papiers-livres-anciens Artdoctor]
• [http://www.secan.fr/societe.htm Secan.fr]

Le lieu de conservation est aussi important pour faire en sorte de préserver la mémoire de votre famille.

Le papier

Choisissez un papier sans acide, faible en lignine, protégé par garantie et dont le manufacturier est clairement identifié et joignable.

L'acide contenu dans le papier provoque une détérioration accélérée. Le papier jaunit et devient cassant. Chaque papier en vieillissant devient acide c'est sa façon de se rider, mais plus le papier est de qualité, plus cette fin tragique peut être retardée. Les papiers de meilleure qualité ont un taux d'acidité très faible, presque inexistant, tandis que les papiers destinés à une courte vie (le papier journal, par exemple), est très acide; il suffit de voir à quel point il jaunit rapidement pour en être convaincu.

L'encre et les instruments d'écriture

L'encre qui se dépose sur le papier utilisé est aussi importante que le papier lui-même. L'encre contient parfois de l'acide qui risque d'endommager, à long terme, le papier. La plupart des encres contiennent également des solvants et risquent d'altérer le papier ou les photographies sur lesquels on les utilise, ou bien elles peuvent se dégrader au point de devenir illisibles. Certaines encres, particulièrement les encres colorées, sont susceptibles de pâlir lorsque exposées à la lumière. Privilégiez une encre noire à base de carbone, plus stable. Cependant, l'encre à base de carbone est elle aussi sujette à une certaine dégradation, ses pigments risquant d'êtres volatiles.

Le pire choix est le stylo-feutre, dont l'encre est extrêmement instable et fragile. Pour écrire au dos de photographies, utilisez toujours un stylo fait expressément à cette fin.

De manière générale, privilégiez un stylo qui ne coule pas, dont l'encre est à l'épreuve de l'eau et ne pâlira pas à la lumière.

Les accessoires

Attention aux pellicules plastiques utilisées pour protéger les photographies et les manuscrits. Elles peuvent adhérer aux documents et les endommager.

Pour la conservation des photographies, il existe une norme pour les pochettes : Activity ISO 10214. Il existe 3 types de pochettes :

• Le polyéthylène : le plus répandu et le moins cher, mais le moins stable dans le temps
• Le Polyester : le plus pour la conservation s'il n'est pas enduit
• Le Polypropylène : fréquemment utilisé, un bon intermédiaire entre le polyéthylène et le Polyester.

• Les adhésifs contiennent des éléments qui peuvent endommager vos manuscrits et albums. N'utilisez pas de colle en bâton, d'adhésif en aérosol ou deruban gommé sur vos papiers personnels. Les papiers autocollants sont également à déconseiller.

• Les trombones évitez les, ils rouillent, et peuvent développer des bactéries destructrices de vos papiers et photos de famille

Les conditions de conservation

• Humidité: les greniers et les sous-sols sont les pires endroits où conserver les archives personnelles. Il existe des boîtes destinées à l'archivage, à l'épreuve du feu et de l'humidité. Les contenants devront être non-acide, ce qui pourrait, par contact, dégrader le papier.
• Température : pas de trop grandes variations. Une augmentation accélère la dégradation.
• Luminosité : le minimum insectes et rongeurs : une simple boîte d'archivage peut parfois faire toute la différence. Certaines colles végétales et organiques sont particulièrement attirantes.