RSAO

RSAO : Relevés Systématiques Assistés par Ordinateur

Préambule

Ce texte concerne les relevés systématiques aussi nommés dépouillements. Il s'agit de relever tous les actes de tous les registres d'une paroisse ou d'une commune, d'en établir des listes alphabétiques, dans le but principal de faciliter la recherche d'un acte particulier.
Un but connexe est de préserver le patrimoine en évitant de feuilleter d'une manière abusive les registres authentiques. Un « noyau incompressible » de renseignements à enregistrer a été défini. Le sujet de cette page ne concerne pas les relevés d'une généalogie personnelle (voir la comparaison).

Droits d'auteur :

contrairement à la tradition, où les auteurs menacent de toutes les foudres de la création, quiconque oserait reproduire leur géniale prose, le présent document est libre de tout droit. Plus il sera copié et diffusé, plus l'auteur en sera heureux.

Entreprenons des relevés systématiques

Parfois un généalogiste amateur se donne pour mission d'effectuer un relevé systématique d'un registre ancien.

Les buts sont de faciliter les recherches des actes par l'établissement de listes alphabétiques et de préserver un patrimoine historique en évitant la trop fréquente manipulation des registres.

Ces relevés sont entrepris souvent à l'occasion de recherches personnelles, et tant qu'à consulter en détail un registre, le généalogiste amateur se fixe le but d'effectuer le relevé complet de la commune. Il se jette dans le travail avec beaucoup de bonne volonté mais avec souvent peu d'ordre ou de méthode. Après un temps, il se trouve devant des difficultés « qui va m'aider à lire un nom ancien impossible à déchiffrer, qui va saisir sur un ordinateur, qui va me relire pour les corrections, qui va faire les photocopies et la reliure  ?»

Beaucoup conduisent le travail jusqu'à l'édition finale. Malheureusement le résultat est souvent loin d'être à la hauteur de l'énergie dépensée à cause des nombreuses erreurs résiduelles, des tables partielles, de présentation peu claire, d'impression de mauvaise qualité, d'abréviations non explicites, etc

On entends parfois

"J'ai relevé manuscritement x milliers de fiches, à «eux» de les transcrire sur ordinateur" ou "J'ai tout saisi sur ordinateur, à «eux» d'effectuer le contrôle" "Ce ne sont pas quelques erreurs ou inexactitudes de temps en temps qui ôtent l'intérêt de mon travail ". Or 1% d'erreurs représente presqu'une erreur par page et sur un relevé de 20 ou 30 pages, une vingtaine d'erreurs. Un tel relevé est nuisible et dangereux: il peut bloquer définitivement dans une recherche quelqu'un qui aurait fait confiance à ce relevé. Pour réaliser un relevé de qualité, il faut un grand nombre de compétences.

Le travail d'équipe est le meilleur moyen pour aboutir à un travail irréprochable. C'est l'occasion de mettre en pratique l'entraide associative. Il faut préparer et organiser les taches avec les différents intervenants avant de commencer car il est désagréable d'être appelé au secours, en urgence, quand on a déjà d'autres activités. L'équipe comprendra par exemple : l'initiateur du projet, une personne pour la saisie, un "paléographe", un "informaticien", deux personnes pour le contrôle. Les phases :

Recherche des sources

Rechercher tous les registres concernant la paroisse envisagée  : ceux-ci peuvent se trouver en différents endroits : archives départementales (série communale, série du greffe), mairie, archives paroissiales, archives diocésaines, etc...
Il faut alors identifier les trous dans les dates, et vérifier si 2 sources ne sont pas complémentaires.
En outre 2 sources se recouvrant permettent de lever des difficultés en cas de doute.

Saisie 

Travail d'équipe : plus rapide et plus agréable d'avoir une personne pour la lecture et une autre sur le clavier.

• Édition : L'informaticien imprimera une liste des relevés.
• Contrôle & correction : Les « contrôleurs  » relisent la liste par rapport aux registres originaux et non par rapport aux fiches manuscrites qui peuvent comporter autant d'erreurs que la saisie elle-même. Saisie des corrections dans les liste.

Impression et édition finale

• - Introduction : date, auteurs, commune, paroisse, cote des registres, dates extrêmes, logiciel, abréviations, difficultés rencontrées, page de garde.
• - Photocopie : environ 10 exemplaires : auteurs, association, mairie, archives départementales, union régionale, bibliothèque nationale,

... Prévoir un accord avec un organisme pour les photocopies (Mairie concernée, ...).

• - Reliure : recommander la reliure par barrettes plastiques à multiples trous rectangulaires, qui permet d'ouvrir le document à plat . Proscrire le collage sur la tranche, ou la barrette plastique enserrant la marge.

Conception des relevés systématiques

Le problème est lire la totalité des actes d'un registre (baptêmes, décès, mariages, notaires, insinuations, etc... ) et en établir des listes sans aucune erreur, dans l'ordre alphabétique.

Les relevés systématiques ne peuvent servir directement à faire sa généalogie. Il est donc inutile de les alourdir par des informations superfétatoires. On peut cependant concilier les relevés systématiques avec un but particulier, et ajouter des informations dans des rubriques additionnelles séparées, qui ne feront pas partie ensuite des éditions standard, mais que l'on pourra éditer pour ses besoins propres.

But des relevés systématiques:

• Localisation des actes authentiques et impression alphabétique de tables
  • Recherches informatisées multi-critères via CD-ROM ou Internet (ex : enfants d'un couple par sélection père & mère).
• Etudes familiales, démographiques, sociologiques, onomastiques, etc...

Informatique et logiciel :

voir page logiciels pour dépouiller

Pour utiliser un ordinateur à un niveau élémentaire (mettre en route, enregistrer des actes et y faire des corrections) prévoir 4 ou 5 séances d'entraînement de 2 h chacune. Il est indispensable d'avoir à proximité un passionné d'informatique.

Formats d'impression

L'édition sur papier est le résultat final. Choisir le format A4 (21x29,7) car il peut être classé dans tous les bureaux et étagères.

Longueur des informations

Il est nécessaire d'étudier d'une manière rigoureusement détaillée comment on voudra présenter les listes ou états, si l'on veut que toutes les informations d'un acte tiennent sur une seule ligne ou sur 2 ou 3 ; on s'aperçoit alors qu'on est obligé de limiter la longueur de chaque information . Il faut le faire au moment de la saisie des informations, sinon quand on imprime une liste, le logiciel pourrait couper d'office chaque rubrique à une longueur donnée, et faire par exemple disparaître un prénom qu'on aurait voulu conserver. Il faut expérimenter pour avoir une présentation claire. Cette limitation des longueurs n'est pas une contrainte informatique, mais une contrainte de présentation des listes imprimées.

Fiche-type de saisie : terminologie

Cette fiche-type admet de multiples appellations, toutes équivalentes  : grille de saisie, formulaire de saisie, format d'entrée, saisie d'un acte, enregistrement d'un acte, entrée des informations, canevas de saisie etc.....

Codification

La saisie des informations doit se faire dans des rubriques écrites en clair et être elles- mêmes transcrites en clair. Toute codification est source de complexité pour l'homme et il en résulte une augmentation des erreurs. Les abréviations standard sont acceptées : ° naissance, + décès et X mariage Il est possible d'utiliser d'autres abréviations, à condition de les expliquer dans une notice jointe. Préférer les abréviations mnémoniques (p.ex. ND pour paroisse Notre-Dame) et les limiter.

Organisation du travail

• • Conseil : travailler par équipe de 2 en enregistrant directement dans l'ordinateur (sans transcription manuelle intermédiaire).
  • Une personne lit le registre et l'autre saisie. A la fin de chaque séance, faire une sauvegarde.
  • En aucun cas plusieurs équipes ne doivent travailler sur les mêmes relevés car risques d'erreurs : doublons, manques, fichiers non cohérents, etc ...

Traitement informatique

• • Ne jamais travailler sur les disquettes ayant servi aux relevés. Faire immédiatement une copie des fichiers sur un autre support pour archiver.
  • Imprimer les listes-épreuves dans l'ordre de la saisie, pour les contrôles.
  • Regrouper et fusionner en un fichier unique les relevés qui ont pu être faits par différentes personnes ou époques, en séparant les baptêmes des décès .
  • La présentation décennale des listes n'a aucune justification pour l'ancien régime. Les dates de début et de fin d'une liste dépendent essentiellement de celles des registres. Pour simplifier la consultation on pourra regrouper la totalité des relevés pour un petit village.
  • De même pour une commune ayant plusieurs paroisses, on fusionnera les relevés de toutes les paroisses en une liste unique, après avoir eu soin de mentionner la paroisse dans la fiche de saisie. Éventuellement on pourra éditer en plus une liste par paroisse si cela paraît nécessaire.
  • Pour les baptêmes et les décès, faire un tri alphabétique (norme AFNOR, référence NF Z 44-001) sur 3 niveaux : patronyme, prénom et date.

Impression

• • Il n'est pas nécessaire d'imprimer la totalité des rubriques que l'on a enregistrées; pour la diffusion, on imprime les seules rubriques fondamentales explicitées dans la suite du document ; pour une utilisation personnelle, on est évidemment totalement libre.
  • L'objectif est d'imprimer toutes les rubriques fondamentales, sans tronquer aucune information saisie. (si des informations sont tronquées, ce n'était pas la peine de les saisir !!).
  • L'impression des mariages pose un problème assez complexe : la totalité des informations incompressibles (c'est-à-dire avec les 2 parents des époux) ne tient pas sur une seule ligne. Il faut donc trouver un mode de représentation sur plusieurs lignes, et qui minimise les renvois d'une table à l'autre. L'impression en colonnes ne donne généralement pas des résultats satisfaisants.

Ceci n'est d'ailleurs pas lié à l'informatique : on peut essayer à la main diverses présentations alliant concision et clarté en mettant en liste une dizaine de mariages, et en voyant ensuite si le logiciel utilisé permet cette présentation. Après de nombreux essais, nous nous sommes arrêtés à une présentation avec 2 tables, l'une avec les informations concaténées sur 2-3 lignes, l'autre en tableau sur une ligne ( voir exemples en annexe ). La 1ère table, sur 2-3 lignes, est alphabétique par les maris et comporte la totalité des informations; l'autre est sur une seule ligne, alphabétique par les femmes avec un nombre limité d'informations.

Il ne faut surtout pas effectuer des centaines de relevés sans avoir fait des essais d'impression. Dès qu'on a fait quelques dizaines de relevés, il faut les imprimer pour voir effectivement comment se présenteront les listes définitives et quelles sont les nécessités d'abréviations; il est tout à fait normal de faire de nombreux essais avant d'obtenir la version finale. Vérifier le changement de page avant de lancer l'impression définitive.

Pour imprimer un document rassemblant les naissances, mariages, décès d'une commune, avec une introduction, on peut être amené à imprimer un document rédactionnel, puis faire 3 ou 4 impressions indépendantes pour chaque chapitre; et finalement rassembler manuellement le tout pour en faire une brochure complète. Tout ceci est extrêmement mal commode. Aussi nous avons mis au point un système de transfert et de fusion de tous les textes et listes en un seul document sous un logiciel de traitement de texte du commerce tel que Word. Ceci a 2 gros avantages : la mise en page est totalement souple, et n'impose aucune contrainte (en particulier de longueur de ligne). Le document forme un tout, et peut être transmis et ré-imprimé sans aucune manipulation. (L'auteur a en préparation un article assez technique sur cette question).

Contrôles

• La chasse aux erreurs : de lecture, de frappe, de manipulation, etc.
• Les logiciels ne permettent pas de détecter les erreurs de vraisemblance durant l'enregistrement. Un contrôle est possible lors du traitement informatique. Il faut faire preuve d'imagination. Il y a peu de contrôles systématiques (dates comprises entre les limites du registre, dates avec format xx-xx-xxxx, identité entre le nom du père et des enfants).
• Après ces contrôles informatiques, on imprimera une liste-épreuve dans l'ordre des registres pour une relecture comparative totale par équipe de deux des registres originaux et des listes. Il est préférable de faire cette relecture par deux personnes différentes. Puis corrections des erreurs.
• Exemple : sur 12 000 actes enregistrés, il a été détecté 5 à 6 % d'erreurs mineures (e non accentué, minuscule au lieu de majuscule, cadrage incorrect, etc) et 1 à 2 % d'erreurs majeures qui auraient définitivement empêché de retrouver un personnage (date ou patronyme ou omissions).

Le relevé définitif

• Après les contrôles, les listes définitives sont imprimées.
• Le relevé contient une page de couverture (commune et code INSEE, département, type de relevés, dates extrêmes), une introduction (auteurs du relevés, date du travail, collection à partir de laquelle ont été faits les relevés et référence des registres, particularités des conventions adoptées et explications des abréviations, difficultés de lecture et actes manquants).
• La page de couverture doit être en papier fort ou en plastique pour avoir une résistance correcte car ces listes sont souvent manipulées.
• Du point de vue reliure un système à anneaux plastiques multiples et rectangulaires semble la meilleure solution tout en restant peu onéreuse.

Saisie des actes

Introduction

But fondamental d'un relevé systématique : créer des tables alphabétiques permettant de retrouver avec le minimum d'ambigüité un acte recherché.

Les documents édités dans ce but ne comporteront donc que les éléments nécessaires à cette recherche. Toute information superflue, ne participant pas à cette recherche ne devra pas être imprimée sur les tables. En fait on veut créer l'équivalent des tables décennales actuelles. Celles-ci ne comportent que le nom et les prénoms des individus, avec la date de l'acte. C'est assez sommaire, mais déjà d'une utilité considérable. Reconnaissons que quelques renseignements complémentaires permettent de trouver l'acte cherché avec beaucoup plus de certitude; cette meilleure identification de l'acte évite par la même occasion de feuilleter longuement un registre.

Les renseignements tels que : profession, témoins, nom du curé etc... n'ajoutent aucune précision, ne font qu'encombrer les listes, perdre du temps à la saisie et au contrôle. Cependant, si un «  releveur » souhaite pour des raisons personnelles (étude sur une caractéristique donnée, généalogie familiale, ou autre ... ) enregistrer un grand nombre de renseignements, qu'il le fasse, mais au moment de l'édition, on n'imprimera que les rubriques « normalisées  ».

Règles générales

Inscrire tous les renseignements tels qu'ils sont écrits sur l'acte, sans aucune interprétation (même s'il y a une faute évidente).

• Si on constate une faute évidente on recopie la faute et on la mentionnera dans les remarques.
• Si une information n'est pas mentionnée dans un acte, il ne faut rien enregistrer à la place et laisser la rubrique correspondante en blanc. (en particulier il ne faut pas mettre de ? ou de commentaire tel que "n'existe pas", "inconnu" ou autre).
• Le ? après une information signifie qu'elle est douteuse, mais ne signifie pas absence d'information. Si l'acte mentionne "père inconnu", mettre le mot (inconnu) dans la rubrique "père".
• Si un nom est illisible, il faut remplacer ce nom par ... (3 points) dans la rubrique correspondante. Ceci signifie qu'une information existe et qu'on n'a pas pu la déchiffrer; une autre personne sera peut-être capable ultérieurement de la lire. Autre option : inscrire : (illisible).

Enregistrement :

1 seule fiche de saisie (enregistrement) par acte ( ne pas séparer les 2 partenaires d'un mariage en 2 enregistrements ) et 1 seul acte par fiche de saisie (enregistrement).

Ne pas mettre naissance et décès d'un individu sur le même enregistrement. Si la naissance et le décès figurent sur le même acte (mort-né ou obiit), saisir une fiche pour la naissance et une autre fiche pour le décès . Si obiit ne précise pas de date, mettre celle de l'acte de naissance.

Rubriques ( = champs) :

• - une seule nature d'information par rubrique
• - séparer NOM & prénoms (imposé pour recherche informatique) jamais NOM & prénoms dans la même rubrique

Patronyme

prévoir impérativement une rubrique pour le patronyme du père: c'est la seule manière de traiter les cas particuliers ( absence de patronyme, utilisation du patronyme de la mère, inconnu, etc... ).

C'est également la seule manière d'étudier les évolutions de graphie, ou de faire des recherches automatiques par famille.

Le logiciel doit prévoir une recopie automatique du nom concerné, avec possibilité de modification. (autre option : mettre le signe = dans la rubrique patronyme du père; l'informaticien de service remplacera ensuite automatiquement ces = par le nom considéré). L'idéal est de ne jamais abréger un patronyme. Si un patronyme est très long, il faut couper brutalement les dernières lettres sans chercher une abréviation plus euphonique mais qui pourrait conduire à des interprétations délicates. Le nom complet sera alors mentionné dans les remarques. Si le même patronyme est manifestement orthographié de plusieurs manières différentes dans des actes successifs, on peut alors l'enregistrer 2 fois pour chaque acte : une fois sous la forme authentique et une 2ème fois dans une rubrique supplémentaire que l'on aura intitulée "nom équivalent"; ceci doit alors être explicité dans la notice d'accompagnement. Cette rubrique "nom équivalent" fait partie de la grille de saisie que l'on aura définie. Certains patronymes sont suivis de qualificatifs tels que : "le jeune", "l'aîné", "cadet", "dit XYZ", etc...; l'enregistrement de ces qualificatifs se fera à la suite du prénom, tant qu'ils tiennent dans l'espace alloué; sinon il vaut mieux les rejeter dans la rubrique "remarques".

Actes de mariage

Acte

(1) type d'acte (voir codification de "Acte') Si l'on n'enregistre que des mariages, l'informaticien de service pourra introduire automatiquement la lettre M .

NOM du Mari

( 20 ) la manie contemporaine est d'écrire le patronyme en majuscules; cette manie est récente et ne se retrouve pratiquement jamais dans les actes authentiques; il en résulte une perte d'information par suppression des accents. D'un autre côté, il faut reconnaître que si le patronyme est identique à un prénom, il y a risque de confusion. Aussi le patronyme sera effectivement écrit en majuscule : Pierre BERNARD est différent de PIERRE Bernard . Si le logiciel utilisé est assez nul pour ne pas avoir d'accent sur les majuscules, il faudra écrire les e accentués du patronyme en minuscule afin de conserver la prononciation authentique : on écrira : ANDRÉ sinon ANDRé; on écrira PAGÈS ou sinon PAGèS . De même on écrira le patronyme FRANÇOIS, à la rigueur FRANçOIS si votre machine ne comporte pas ce magnifique Ç ; (ne jamais écrire un horrible FRANCOIS)

Prénoms du mari

( 25 ) : Enregistrer tous les prénoms; ceci est impératif car on ne sait jamais quel est le prénom usuel, lequel n'est pas forcément le premier; sinon un acte différent pourrait mentionner un prénom qui aurait été omis, d'où un risque de blocage complet lors d'une recherche ultérieure . Ne jamais mettre de trait d'union entre 2 prénoms, car on ignore totalement si Marie Anne se faisait appeler Marie ou Anne ou Marie-Anne, voire Marianne; même pour Jean Baptiste, il vaut mieux ne pas mettre de trait d'union car on a vu un Jean Baptiste qui s'est fait appeler ensuite uniquement Baptiste . En outre les traits d'union conduisent à des aberrations dans les tris informatiques. S'il y a trop de prénoms, on est malheureusement obligé de les abréger: la règle de couper les dernières lettres est probablement la plus simple et la plus rigoureuse; soit à abréger le prénom Françoise en 4 lettres : "Fran" respecte le tri dans l'ordre alphabétique au moins sur les 4 premières lettres; une recherche par ordinateur sur ces 4 lettres sortira tous les France Francis François Françoise Francette et l'on trouvera forcément le nom cherché parmi d'autres; l'abréviation "Frse" ne respecte pas l'ordre alphabétique et l'on est incapable de spécifier une recherche automatique, si l'on n'est pas sûr de l'abréviation; ne mettre aucun point à la fin des noms pour signaler l'abréviation ( car il vaut mieux mettre une lettre significative plutôt que "gaspiller" un emplacement avec le point ) et laisser un blanc entre chaque nom . Comme toujours, les cordonniers étant les plus mal chaussés, les prénoms de l'auteur de cet article posent un problème d'abréviation : soit François Jean-Baptiste Georges (30 caractères avec les espaces) à abréger en 25 caractères : François Jean Bapt George. Il semble qu'il soit admis que les deux prénoms les plus usuels, Marie et Jean, puissent être abrégés simplement par M. et J. Il faut absolument bannir cette manière de faire car il devient alors impossible de formuler une recherche automatique de ces prénoms à partir d'une simple lettre.

PÈRE du mari

( 20 ) Il est indispensable d'inscrire le patronyme du père et de ne pas l'omettre en admettant que c'est le même nom que celui de l'individu dont on enregistre l'acte. L'orthographe peut en être différente (féminisation des patronymes, tout à fait courante dans le midi ). C'est ensuite un élément de contrôle : il peut arriver que par erreur les noms du père et de la mère soient intervertis; ensuite ce nom est nécessaire pour tout traitement ou liste informatique portant par exemple sur la constitution des familles, ou recherche connaissant le nom du père. Finalement un enfant "naturel" ( comme s'il pouvait exister des enfants artificiels...) pourra porter le nom de sa mère ( c'est à la mode actuellement ) ou le nom du père qui l'a reconnu, ou le nom de sa famille d'adoption, ou un nom arbitraire donné par le curé . Il arrive que l'on ne puisse déterminer quel sera le patronyme effectivement utilisé par l'enfant naturel; aussi il convient de l'enregistrer plusieurs fois sous différents patronymes et à le mentionner dans les remarques; on est ainsi sûr de le retrouver ultérieurement quel que soit le patronyme adopté .

Prénoms du père du mari ( 25 )
MÈRE du mari : ( 20 )
Prénoms de la mère du mari : ( 25 )
NOM de la femme : (20)
Prénoms de la femme : ( 25 )
PÈRE de la femme : (20)
Prénoms du père de la femme : ( 25 )
MÈRE de la femme : (20)
Prénoms de la mère de la femme : ( 25 )

Date grégorienne

( 10 ) Cette date aura été définie par le concepteur du logiciel en mode « texte » afin d'accepter tous les cas d'exception que la rigidité d'un format « date » rejetterait.

Format : JJ.MM.AAAA .; ne pas utiliser comme séparateur la barre de fraction / qui n'est pas normalisée en France. Il n'est pas recommandé de saisir la date en 3 champs séparés. Si d'aucuns veulent néanmoins le faire, il n'est pas très difficile de concaténer pour reconstruire les dates. Le saisisseur devra alors expliquer comment il traite les dates douteuses

Cas particuliers : date partiellement illisible : remplacer la partie manquante par des zéros.

Exemples : 00.00.1753 = en 1753 00.5.1753 = en mai 1753 12.00.1753; Cette manière de faire permet de conserver un classement par date, au moins approximatif. En cas de date douteuse, on explicitera le doute dans les remarques.

Date républicaine

(10 ). Format : j j.mm.aa . Les mois seront abrégés par les 2 premières lettres, sauf fructidor = ft frimaire = fm ventose = vt vendémiaire = vd . Les jours complémentaires seront abrégés  : jc .

Exemples : 3.vt.4 ou 03.VT.04 3.jc.5. On assurera la conversion en date grégorienne, et on fera figurer les 2 dates. Référence : (12). On enregistrera soit la cote des registres, soit le n° de la page ou du folio du registre s'il existe . Ceci facilite et accélère grandement la recherche de l'acte lui-même, en particulier pour des registres ouverts tête-bêche, ou remplis dans un ordre fantaisiste!

Paroisse 

Cette rubrique n'a d'intérêt que dans une ville ayant plusieurs paroisses. Cette information sera mentionnée dans la référence ci-dessus, éventuellement en abrégé. Lors du traitement informatique (voir plus loin) on regroupera tous les actes d'une ville en une liste unique .

Remarques

( 50 ) n'y enregistrer que des informations permettant de retrouver plus facilement l'acte concerné.

Âge du mari

( 2 ) Âge de la femme : ( 2 ) cette information n'est pas nécessaire pour retrouver l'acte ; cependant elle bien utile pour permettre un contrôle de cohérence.

Origine du mari

(25) Cette information ne contribue pas à l'identification de l'acte. Mais d'un autre point de vue, c'est une information très intéressante à diffuser aux cercles du lieu d'origine (opération : «  les gens d'ailleurs »). Il ne faut l'enregistrer que si cette origine est différente de celle de la commune étudiée. Le n° du département sera toujours noté, et avant le nom du lieu : par ex. 06 Nice.

Origine de la femme 

(25 ) idem

Actes notariaux

Relevés pratiquement identiques aux contrats de mariage,

Actes de naissances et de décès

Il convient de n'avoir qu'une seule grille de saisie pour les naissances et les décès. En effet les éléments à relever ont une grande partie commune, et comme dans un très grand nombre de registres, tous ces actes sont à la suite le uns des autres, c'est une grande simplification lors de la saisie, et on élimine en particulier les oublis.

ACTE : (1) N = naissance S = sépulture ou décès (voir codification de "Acte')
NOM : (20)
Prénoms : ( 25 )

Age : ( 4 ) n'est utilisé que pour les décès. 10h= 10 heures 12j = 12 jours 15s = 15 semaines 18m = 18 mois 65a = 65 ans Éviter de mettre des virgules telles que 1,5m.

NOM du père : ( 20 )
Prénoms du père ( 25 )
NOM de la mère (20)
Prénoms de la mère ( 25 )

Date : ( 10 ) Il y a souvent quelques jours de différence entre la date de naissance et la date de baptême; lorsque la date de naissance n'est pas spécifiée dans l'acte de baptême, c'est cette date de baptême qui servira de date de naissance; bien que ceci puisse choquer la rigueur cartésienne, il faut enregistrer la date de baptême et non la date de naissance vraie, même si celle-ci est indiquée : lorsqu'on cherche un acte dans un registre, on le trouve classé à la date de baptême et non à celle de naissance; l'étude ultérieure de cet acte par une personne intéressée, lui permettra d'établir l'exactitude de la naissance; si l'on voulait enregistrer la date de naissance lors du relevé systématique, il serait nécessaire de décrypter à fond l'acte, et d'interpréter les dates, d'où un certain risque d'erreur. Si on constate une grande différence entre les 2 dates, on doit le mentionner dans les remarques; on peut également décider d'enregistrer 2 fois l'acte, à chacune des 2 dates; ceci n'a aucun inconvénient, mais il faut alors le mentionner dans les remarques. Dans le cas de transcription d'actes, l'acte figure à la date de transcription et non à la date de l'événement, aussi il conviendra de l'enregistrer 2 fois .

Date républicaine : ( 10 )

Référence : ( 12 )
Remarques : (40 )
Le mémento de saisie résume toutes ces recommandations

Dénomination des champs (ou rubriques)

Codification du champ ACT ( = type d'acte )

 
N = Naissances ou baptêmes 
M = Mariages ; B = bans 
S = Décès ou sépultures ; E = Épitaphes (cimetières) 
D = Dots ; C = Contrats de mariage ; T = Testaments 
I = Insinuations 
R = recensement

Naissances et décès [Tous les champs doivent être en mode « texte »]
Champs à saisir / Nombre de caractère (total 251)

   ORDRE / 4 [ajouté en fin de saisie pour l'impression dans l'ordre    de la saisie]   
   ACT / 1 [automatique si actes de même nature] 
   NOM / 20 
   PRE / 25 
   AGE / 4 
   ORIG / 25    
   DE / 2 [fabriqués pour indiquer « fils ou fille de »] 
   MODNOMPER / 20 [automatique sauf cas particulier; s'il n'y a aucun nom du père,    saisir un tiret] 
   NOMPER / 20 
   PREPER / 25    
   ET / 2 [fabriqués pour indiquer "et de »].   
   NOMMER / 20 
   PREMER / 25 
   DATEREP(ublicaine) / 10 
   DATEGRE(gorienne) / 10 
   REMARQ / 50 
   REF / 12 

Mariages et Notaires [Tous les champs doivent être en mode «  texte »]
Champs à saisir / Nombre de caractère (total 415)

   ORDRE / 4 [ajouté en fin de saisie pour l'impression dans l'ordre    de la saisie]   
   ACT / 1 [automatique si actes de même nature] 
   NOMMA / 20 
   PREMA / 25 
   AGM / 2    
   DM / 2 [fabriqués pour indiquer « fils ou fille de » &    "et de"]   
   MODNOMPERMA / 20 
[automatique sauf cas particulier; s'il n'y a aucun    nom du père, saisir un tiret]
   NOMPERMA / 20 
[automatique sauf cas particulier; s'il n'y a aucun nom du    père, saisir un tiret]
   PREPERMA 25    
   EM / 2 [fabriqués pour indiquer « fils ou fille de » &    "et de"]   
   NOMMERMA 20 
   PREMERMA 25 
   ORIGMA 25 
   NOMFE 20 
   PREFE 25 
   AGF 2    
   DF / 2 [fabriqués pour indiquer « fils ou fille de » &    "et de"]   
   MODNOMPERFE 20 
[automatique sauf cas particulier; s'il n'y a aucun nom    du père, saisir un tiret]
   NOMPERFE 20 
[automatique sauf cas particulier; s'il n'y a aucun nom du père,    saisir un tiret]
   PREPERFE 25    
   EF / 2 [fabriqués pour indiquer « fils ou fille de » &    "et de"]   
   NOMMERFE / 20 
   PREMERFE / 25 
   ORIGFE / 25 
   DATEREP(ublicaine) / 10 
   DATEGRE(gorienne) / 10 
   REMARQ / 50 
   REF / 12

Exemples de fiches de saisie

Modèle de fiche de saisie pour les naissances et les décès

ACT :
NOM :	Prénoms :	Age :
NOM père :	Prénoms père :
NOM mère :	Prénoms mère :
Date :	Daterep :
Origine :
Remarques :
Ref :

Modèle de fiche de saisie pour les mariages

Mari
NOM :	Prénoms :	Age :
NOM père :	Prénoms père :
NOM mère :	Prénoms mère :
Origine :
Femme
NOM :	Prénoms :	Age :
NOM père :	Prénoms père :
NOM mère :	Prénoms mère :
Origine :
Date :	Daterep :
Remarques :
Ref :

Exemples d'impression

Exemple d'impression de naissances

Sallagriffon naissances 1668-1842

   13.04.1782 ALZEARY Jean Philip de ALZEARY Jean et AUGIER Marie
   11.03.1746 ALZEARY Jeanne Marie de ALZEARY Jean et VIAL Marie Rose
   04.01.1780 ALZEARY Joseph de ALZEARY Jean et AUGIER Marie
   21.05.1784 ALZEARY Joseph Claude de ALZEARY Jean Joseph et GUERIN Marguerite
   15.01.1768 ALZEARY Joseph Louis de ALZEARY Jean et AUGIER Marie
   30.01.1765 ALZEARY Louis de ALZEARY Jean et VIAL Rose
   05.09.1780 ALZEARY Louis de ALZEARY Jean Joseph et GUERIN Marguerite
   11.11.1757 ALZEARY Louis de ALZEARY Jean et VIAL Marie Rose
   18.01.1774 ALZEARY Marguerite de ALZEARY Jean et AUGIER Marie
   19.03.1775 ALZEARY Margueritte de ALZEARY Jean et AUGIER Marie
   17.12.1755 ALZEARY Melchiol Joseph de ALZEARY Jean et VIAL Marie Rose
   30.01.1772 ALZEARY Pierre de ALZEARY Jean et AUGIER Marie
   15.10.1777 ALZEARY Pierre Joseph de ALZEARY Jean Joseph et GUERIN Marguerite
   13.12.1801 ALZIARY Jean Joseph de ALZIARY Antoine et THOMEL Marie 22 FM 10
   20.02.1797 ALZIARY Joseph de ALZIARY Antoine et THOMEL Marie 02 VT 05
   25.01.1799 ALZIARY Magdeleine de ALZIARY Antoine et THOMEL Marie O6 PL 07
   26.07.1820 ALZIARY Pierre Joseph de ALZIARY Joseph et TRACHEL Cécile
   26.11.1815 ALZIARY Rose Alexandrine de ALZIARY Joseph et TRACHEL Cécile
   04.03.1793 ALZIARY Thérèse de ALZIARY Antoine et THOMEL Marie    Thérèse
   29.03.1829 ARNAUD Marie Magdeleine Louise de ARNAUD Jean Joseph Louis et BLAZINY Marie Magdeleine
   12.10.1756 AUBAYE Pierre Joseph de AUBAYE Pierre et CHABAUD Angèle Marie
   14.08.1754 AUBAYO Anne Marie de AUBAYO Pierre et CHABAUD Angélique [06 BRIANCONNET]
   13.10.1769 AUGIER André de AUGIER Louis et NIEL Anne Marie
   09.05.1747 AUGIER Anne de AUGIER Antoine et LAMBERT Elisabeth
   24.12.1737 AUGIER Anselme de AUGIER Antoine et LAMBERT Elisabeth
   13.06.1802 AUGIER Antoine de AUGIER Louis et LIONS Marie 24 PR 10 Batard - Gd-père LIONS Louis

Noter le renvoi à la ligne sans perte d'information des lignes trop longues Noter également l'en-tête de page, qui rappelle l'objet de la brochure Les origines figurent entre crochets [Xxxxxxxxxxxxxx]

Exemple d'impression de mariages (liste alphabétique des maris) sur 3 lignes avec la totalité des informations

Sallagriffon mariages alphabétique hommes 1668-1842

   DEZE Charles 30 de DEZE Antoine et PASCAL Françoise [06 Les Mujouls]
   . PABAN Margueritte de PABAN François et BOULLE Marie
   . 14.02.1798 26 PL 06
   DROGOUL Honoré 28 de DROGOUL Joseph et LIONS Geneviève [O6 La    Penne]
   . BOUJAREL Marie 24 de BOUJAREL Jean Charles + et PABAN Agnès
   . 19.07.1842
   DROGOUL Jean de DROGOUL Pierre et FABRE Honnorade + [06 St PIERRE]
   . LAURENS Marie de LAURENS Jacques et DALMASSY Honnorade
   . 12.02.1736
   EYFFRET Pierre 54 de EYFFRET Jean Jacques + et PASCAL Marguerite + [04 Méailles]
   . DEZE Marie Françoise 40 de DEZE Charles et PABAN Marguerite
   . 01.05.1839
   EYFRED Pierre 32 de EYFRED Jean Jacques et PASCAL Marguerite + [04 Méailles]
   . PABAN Marie Magdelaine 36 de PABAN Antoine et EMELINE Marie Thérèse    +
   . 03.09.1816
   FABRE Honnoré 28 de FABRE Jean Etienne + et BONNETTY Marie Rose [04 La    Rochette]
   . LAMBERT Lucie 39 de LAMBERT Antoine + et PABAN MParguerite +
   . 07.10.1841
   FABRE Jean Baptiste 32 de FABRE Etienne et BONNETTY Marie Rose [04 La Rochette]
   . DEZE marie Virginie 32 de DEZE Charles et PABAN Marguerite
   . 23.02.1841
   FORT Antoine 42 de FORT Antoine et LIONS Marguerite [06 Roquestéron]
   . VIAL Margueritte de VIAL Jacques et VIAL Marie
   . 17.11.1795 26 BR 04 Vf RAIBAUD Thérèse
   GAZAGNAIRE Ciprien Martin 32 de GAZAGNAIRE François Honnoré et    MAUNIER Honnorade [06 Tourrettes s/Loup]
   . PABAN Marguerite 28 de PABAN Antoine et MELINE Marie Thérèse
   . 22.05.1810
   GERMAIN Jean Baptiste de GERMAIN Anthoine + et CHAIS Marguerite [04 UBRAYE]
   . LIONS Catharine de LIONS Claude + et DALMAS Janne
   . 09.07.1738 Vf - Vve
   GRAC André de GRAC Raphael + et HUGUES Anne + [04 Entrevaux]
   . THOMEL Marie Thérèse de THOMEL Pierre + et FABRE Catherine +
   . 08.01.1788

Exemple d'impression d'une liste de mariages (liste alphabétique des femmes) avec un nombre restreint d'informations

Sallagriffon mariages alphabétique femmes 1668-1842

   NOM-femme Prénoms-femme NOM-mari Prénoms-mari Date
   ALZEARY Jeanne GUERIN Honnoré 12.03.1768
   ALZIARY Rose Alexandrine BLANC Jean Pierre Fortuné 07.09.1841
   ALZIARY Thérèse BERTON Pierre 17.05.1826
   AUGIER Anne ROUMIOU Charles 10.05.1770
   AUGIER Anne Marie LYONS Jean 25.05.1750
   AUGIER Elisabeth CONIL Jean 20.10.1738
   AUGIER Elisabeth DAUMAS Pierre 09.09.1783
   AUGIER Marie ALZEARY Jean 17.09.1765
   BAUD Cécile LIONS Louis 18.02.1784
   BAUD Geneviève ROUMIOU Jean Baptiste 24.02.1808
   BAUD Magdelène BERNARD Honnoré 25.05.1741
   BAUD Marie Françoise ROUMIOU Jean Pierre 25.04.1815
   BAUD Marie Thérèse MICHEL Louis 26.02.1827
   BELLON Jeanne Marie THOMEL Pierre 21.05.1776
   BERNARD Catherine BERTON Dominique 09.10.1749
   BLANC Elisabeth Césarine BOUJEREL Joseph Noêl 16.01.1838
   BLANC Marie Thérèse Genis PABAN Jean Baptiste 19.10.1837
   BONHOMME Suzanne AUGIER Cézar 13.09 1740
   BOUJAREL Marie DROGOUL Honoré 19.07.1842
   BOULE Elisabeth JEAN DE DIEU Charles 20.06.1809
   CHABAUD Cécile LIONS Louis 12.06.1783
   CHAIS Jeanne CONIL Joseph 09.05.1753
   CONIL Filipoune BEUF Claudou 09.09.1670

Exemple d'impression d'une liste alphabétique des décès

Sallagriffon décès 1668-1842

   18.10.1771 ALZEARY Antoine 1 de ALZEARY Jean et AUGIER Marie
   11.06.1783 ALZEARY Honnoré 1m de ALZEARY Jean et AUGIER Marie
   09.05.1795 ALZEARY Janvier 6 de ALZEARY Antoine et THOMEL Marie 20 FL 03
   12.05.1795 ALZEARY Jean Baptiste 8 de ALZEARY Antoine et THOMEL Marie 23 FL    03
   30.05.1782 ALZEARY Jean Philip 1m de ALZEARY Jean et AUGIER Marie
   09.06.1751 ALZEARY Jeanne 45 de ALZEARY Vve
   02.09.1751 ALZEARY Jeanne 40 de ALZEARY Epse THOMEL
   23.03.1798 ALZEARY Joseph 14m de ALZEARY Antoine et THOMEL Marie 03 GE 06
   14.08.1776 ALZEARY Marguerite 2 de ALZEARY Jean et AUGIER Marie
   17.05.1751 ALZEARY Pierre 55 de ALZEARY
   14.10.1779 ALZEARY Pierre Joseph 2 de ALZEARY Jean Joseph et GUERIN Marguerite
   01.06.1824 ALZIARY Antoine 75 de ALZIARY Jean + et THOMEL Rose +
   08.05.1826 ALZIARY Jean Joseph 73 de ALZIARY Jean + et THOMEL Rose +
   09.03.1926 ALZIARY Joseph 36 de ALZIARY Jean Joseph et GUERIN Marguerite + Epx TRACHEL    Cécile
   26.03.1795 ALZIARY Magdelaine 9m de ALZIARY Antoine et THOMEL Marie 06 BR 08
   20.08.1829 ANDRE Marguerite 18m de INCONNU [06 Hospice de GRASSE]
   30.01.1829 ARNAUD Marie Magdeleine Louise 7j de ARNAUD Jean Joseph Louis et  BLAZINY Marie Marguerite
   10.01.1768 ASTHIER Honnorade 55 de ASTHIER
   13.09.1757 AUBAYE Marie 3 de AUBAYE Pierre et CHABAUD Angélique
   10.03.1790 AUBIN Catherine 70 de AUBIN Vve PABAN Pierre
   07.10.1798 AUGIER André 28 de AUGIER Louis et NIEL Anne Marie 16 VD 07 Epx LAMBERT Marie
   28.05.1738 AUGIER André 80a de AUGIER
   20.07.1737 AUGIER Andrinette 80a de AUGIER Epse VIAL Honnoré
   15.04.1745 AUGIER Anne 60a de AUGIER Vve BOISSAROT
   06.05.1783 AUGIER Anne Marie 60 de AUGIER Epse LIONS Jean
   26.11.1765 AUGIER Antoine 70 de AUGIER
   08.04.1803 AUGIER Antoine 5m de AUGIER Louis et LIONS Marie 18 BR 11 Batard
   08.01.1669 AUGIER Auban 13m de AUGIER Urbain
   14.10.1760 AUGIER Catherine 60 de AUGIER Vve
   24.10.1780 AUGIER César 75 de AUGIER
   27.03.1804 AUGIER Elisabeth 36 de AUGIER Antoine + et LIONS Marguerite 06 BR    12 Epse DAUMAS Pierre
   07.04.1748 AUGIER Elisabeth 45a de AUGIER Epse LAMBERT
   18.01.1788 AUGIER Elisabeth 80 de AUGIER Vve CONIL Jean
   13.11.1749 AUGIER Françoise 70 de AUGIER
   27.02.1781 AUGIER Honnoré 1 de AUGIER Louis et NIEL Anne Marie
   05.11.1777 AUGIER Jean Joseph 9m de AUGIER Louis et NIEL Anne Marie
   07.09.1838 AUGIER Marie 70 de AUGIER André + et FREINET Françoise + Epse ROUMIEU Joseph - Mère de 06 LES MUJOULS
   29.06.1819 AUGIER Marie Rose 6m de AUGIER Jean Baptiste et DAUMAS Marie
   11.12.1741 AUGIER Marie-Catherine 5m de AUGIER Antoine et LAMBERT Elisabeth
   15.09.1778 AUGIER Rose 2 de AUGIER Antoine et LIONS Marguerite
   14.06.1826 AUGIER Thérèse 10m de AUGIER Jean Baptiste et DAUMAS    Marie
   16.02.1736 AUGIERE Antonie 60a de AUGIERE Vve CONIL Pierre
   27.05.1668 AUGIERE Jane 25a de AUGIER
   18.05.1820 BAUCHIERE Cécile 9m de BAUCHIERE Arnoux et BARLET Davique
   24.10.1834 BAUD Cécile 70 de BAUD Jean Baptiste + et PAULE Françoise  Vve LIONS Louis - Mère de PUGET-THENIERS [04 St PIERRE]
   30.12.1839 BAUD François Antoine 1m de BAUD Eustache et THOMEL Fine
   05.02.1830 BAUD Marie Thérèse 5 de BAUD Antoine et ISNARDY Catherine    Dorothée

Comparaison : relevés et généalogie personnelle

inclure tableau

Mémento

1. Un acte par fiche de saisie : si la naissance et le décès figurent sur le même acte (mort-né ou obiit), saisir une fiche pour la naissance et une autre fiche pour le décès . Si obiit ne précise pas de date, mettre celle de l'acte de naissance.
2. Rubriques ( = champs) : une seule nature d'information par rubrique: jamais « TRASTOUR ° 1-1-1996 » ---> °1-1-1996 dans les remarques jamais « Pierre tailleur d'habits » ---> tailleur d'habits dans les remarques
3. Graphie : transcrire les noms tels qu'ils sont écrits dans les actes authentiques par le rédacteur, sans interprétation même s'il y a une faute manifeste. Si la signature donne une graphie différente, l'indiquer dans les remarques.
4. Toutefois, les noms de lieux seront transcrits selon la graphie actuelle, si on est certain du lieu.
5. Patronymes :

• • - patronyme du père à saisir impérativement, manuellement ou par recopie automatique
  • - en majuscules; accents en minuscules si les majuscules accentuées n'existent pas. exemples : DARAGNèS PAGèS André BERNARD ANDRé Bernard
  • - rejeter « de » après le patronyme sans ( ) : AUTHIER d'
  • - cas particuliers : - patronyme différent (féminisation)
  • - manquant ( voir ci-dessous ) - « de père inconnu » = saisir « inconnu »
  • - « dit le Jeune » .... « dit cadet ».... à mettre à la suite des prénoms
  • Si le patronyme est implicite, il faut néanmoins le saisir en clair
  • ex : Jean Trastour fils de Pierre et Marie Durand .... . il faut saisir le nom du père : TRASTOUR et ensuite Pierre

1. Prénoms : en minuscules

• - tous les prénoms séparés par des espaces, sans signe de ponctuation
• - couper les dernières lettres de chaque prénom si total trop long; garder minimum 4 lettres par prénom, mais n'abréger que si nécessité
• - jamais Jn Fs Fse M. etc.... sinon recherche informatique impossible
• - éventuellement expliciter dans remarques. - Ne jamais mettre de trait d'union : Jean Baptiste Marie Anne
• - si pas de prénom parce que mort-né ou autre saisir par exemple  : sans vie ou garçon ou fille #Feu + après les prénoms sans ( ), et avec un espace

1. Information manquante : si non mentionnée par le rédacteur de l'acte : soit laisser en blanc, soit saisir 1 tiret - ce qui indique qu'il n'y a pas oubli de saisie jamais : ? ni x ni XXX ni ..... Le x n'est jamais utilisé. si destruction, tache, illisible : saisir « illisible »
2. Information douteuse, partielle, illisible

• - ? après l'information sans ( ) et avec un espace
• - saisir : illisible sans ( )
• - ... TOUR = se termine par « TOUR »
• - TRA... = commence par « TRA »
• autrement dit, 3 points veut dire : il y a une information que je n'ai pas su lire

1. Difficulté à déchiffrer un nom, par ex.

• - Gazan ? ou Sarau ? : créer 2 fiches séparées avec chacune un seul nom et ? . En remarques : « doublon voir ... réciproquement  » : expliciter le doute dans les remarques.

1. Date : toujours mettre la date de l'acte et non celle de l'événement; s'il y a une grande différence entre les 2, il faut l'indiquer dans les remarques. Utiliser comme séparateur: point. Saisir les zéros en tête  : 03.03.1996 Comme ce cette rubrique a été obligatoirement définie par le concepteur en mode « texte », il n'y a aucune contrainte de format. Date douteuse : remplacer par des zéros la partie douteuse 00.02.1996 02.00.1996 00.00.1996 1950.1955 = entre 1950 et 1955  ??.02.1996 02.??.1996 ??.??.1996 : prohibé si absence de date : mettre en italique (si le logiciel le permet) la date de l'acte précédent : s'il n'y a pas d'acte précédent, estimer une fourchette d'années : 1750-1760 - de toutes façons expliciter le doute dans les remarques
2. Date républicaine : abréviation : 3 br 8 vt=ventose vd=vendémiaire fm=frimaire ft=fructidor jc=jour complément.
3. Origine : ne saisir une origine que si elle diffère du lieu concerné. Mettre plutôt le n° du département (avant et sans tiret) que le diocèse, d'autant plus que les limites des diocèses actuels sont très différentes des anciennes. Ex. 06 Antibes
4. Référence : il est intéressant d'utiliser cette rubrique pour indiquer la cote du registre et le n° de la page s'il est paginé. Ceci est particulièrement utile si le registre a été rempli tête-bêche, ou avec des renvois. Si la référence est unique pour tout un fichier de saisie, il est inutile de la saisir pour chaque fiche : il suffit de l'indiquer à l'informaticien de service qui lors du traitement l'inclura automatiquement.
5. Paroisse : Lorsque la commune comporte plusieurs paroisses, la paroisse considérée sera indiquée en abrégé dans la référence.
6. Remarques : totalement libre dans la limite de 50 caractères. Ne mettre que des renseignements, soit pour expliquer les difficultés de saisie ou de lecture, soit pour faciliter la recherche de l'acte. Les informations anecdotiques (par ex : trouvé sous un arbre) ne servent à rien. Si une remarq. concerne une rubrique particulière, mettre un astérisque de renvoi dans la rubrique; en mettre 2 pour un 2ème renvoi. Ne pas mettre (1).
7. Quelques abréviations : épx - épse - vf - vve

Explications du mémento

Les cas particulièrement tordus non prévus ici seront explicité dans les remarques. Un acte par fiche de saisie et à l'inverse, une seule fiche de saisie ( =enregistrement) par acte; ceci est expliqué dans le chapitre sur la conception. Rubriques Ne jamais mélanger dans la même rubrique deux informations de natures différentes Graphie Noms de lieu d'origine : il est admis que dans la très grande majorité des cas, « de Nice » signifie bien «  né à Nice », et non « habitant Nice ». La modernisation des noms de lieu est nécessaire pour établir automatiquement des listes des « migrants », aussi appelé «gens venus d'ailleurs ». Mais on ne mettra le nom contemporain que si on en est absolument sûr; sinon on conservera le graphie lue sur l'acte.

Patronymes Il est impératif de saisir le patronyme du père pour traiter tous les cas particuliers : absence de patronyme, féminisation du patronyme, patronyme de la mère célibataire, inconnu, etc... Ceci n'est pas une charge supplémentaire de saisie, car tout bon concepteur a prévu la recopie automatique de ce patronyme, avec possibilité de correction. Ne saisir « inconnu » que si le rédacteur de l'acte a effectivement utilisé ce mot; sinon, laisser en blanc. Prénoms On est obligé de ne jamais utiliser le trait d'union dans les prénoms .

Le tri alphabétique des ordinateurs rejette ce trait d'union en fin de liste : Jean Baptiste est trié à la bonne place, mais Jean-Baptiste est trié après Jean Pierre ou Jean Zoé. Cette absence de trait d'union n'est pas une grande gêne, car il n'existe pratiquement pas dans les actes anciens Information manquante On distingue le fait qu'une information n'a pas été mentionnée par le rédacteur de l'acte, du fait qu'elle a existé, mais a été détruite, ou qu'on n'arrive pas à la lire. Information douteuse, La partie illisible d'un nom sera remplacée par des points, sans que le nombre de points signifie le nombre de lettres manquantes, car on ne sait pas forcément combien de lettres manquent.

Deux lecteurs expérimentés lisent le même nom de 2 manières nettement différentes : il y a eu de très longs débats sur ce point. Finalement la moins mauvaise solution retenue a été de créer 2 fiches séparées, avec un seul nom chaque et ?, et avec renvoi réciproque dans les remarques. Ceci satisfait le but principal qui est de retrouver un acte, même au prix d'une légère erreur lors d'une éventuelle statistique.

Date républicaine : Les zéros en tête ne servent à rien, mais si ça vous amuse d'en mettre..... Abréviations Il est inutile de mettre par ex. : « épx vf de » ; il suffit de mettre « vf CAVALIER Marie » : vf tout court indique sans ambiguïté qu'il s'agit de l'époux.

Historique de la brochure du RSAO

Dès 1990, une première mouture des RSAO a été élaborée, basée sur l'expérience de quelques relevés, et d'ordinateurs ayant les performances de l'époque.
Elle fut présentée aux responsables de la Fédération française de généalogie lors du congrès de Bordeaux en mai 1991. Quelques encouragements furent prodigués à l'auteur, et il lui fut indiqué que ce document pourrait servir de base à une directive de la fédération. Une version améliorée fut préparée pour le congrès de Vichy en mai 1993, et présentée aux responsables de la fédération. Quelques encouragements furent prodigués à l'auteur, et il lui fut indiqué que ce nouveau document pourrait servir de base à une directive de la fédération. En collationnant l'expérience de plusieurs dizaines de « releveurs  » de compétences très diverses, une 3ème version fut préparée pour le congrès de Besançon en mai 1995, et présentée aux responsables de la fédération.

Quelques encouragements furent prodigués à l'auteur, et il lui fut indiqué que ce nouveau nouveau document pourrait servir de base à une directive de la fédération.

Durant les années 1996-1997, plusieurs groupes de travail furent constitués au sein du CGMP ( Centre généalogique du Midi-Provence), avec des représentants des 7 associations, et après des débats très animés, mais aussi très constructifs, on finit par se mettre d'accord sur le « noyau incompressible ». La 4ème version des RSAO fut donc présentée aux responsables de la fédération lors du congrès de Bourges en mai 1997.
Quelques encouragements furent prodigués à l'auteur, et il lui fut indiqué que ce nouveau nouveau nouveau document pourrait servir de base à une directive de la fédération. Lors du congrès de Brest en 1999, la question des relevés (RSAO version 5) fut abordée avec la plus haute autorité de la fédération  ; il lui fut répondu que «les relevés étaient du domaine des associations, et que la fédération n'avait aucun pouvoir en la matière ». Dont acte.
Cette 6ème version ( RSAO6 ), est identique sur le fond aux versions 4 & 5, mais comporte plusieurs améliorations de forme et de clarté.

Bien que ce document ne soit signé que d'un seul nom, il faut considérer qu'il est le résultat de nombreuses consultations, et je tiens à remercier ici globalement tout ceux qui m'ont fait part de leurs commentaires.

Auteurs

• Réalisé par Renaud Anzieu (03/2005) avec la brochure de François Baudelaire (04/2000)
• F. Baudelaire a fait ces recommandations à partir d'expériences de "saisisseurs" et de discussions.
• Document d'origine - http://www.francegenweb.org/fichiers/RSAO6.zip - Zip 35 Ko format RTF - 27 pages
• Relevés systématiques et transcription sur ordinateur des actes anciens Document complémentaire - http://www.francegenweb.org/fichiers/relev%E9s%202.zip Zip 25 Ko Word 14 pages - Edition et impression des RSAO

• Autre cadre homogène pour le relevé réalisé par la FFG http://www.genefede.org/menu.php?mbre=&partie=4&page=83