Administratrice, wgw
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RSAO
,→Règles générales
===Règles générales===
Inscrire tous les renseignements tels qu'ils sont écrits sur l'[[acte]], sans aucune interprétation (même s'il y a une faute évidente).
*Si on constate une faute évidente on recopie la faute et on la mentionnera dans les remarques.
*Si une information n'est pas mentionnée dans un acte, il ne faut rien enregistrer à la place et laisser la rubrique correspondante en blanc. (en particulier il ne faut pas mettre de ? ou de commentaire tel que "n'existe pas", "inconnu" ou autre).
*Si un nom est illisible, il faut remplacer ce nom par ... (3 points) dans la rubrique correspondante. Ceci signifie qu'une information existe et qu'on n'a pas pu la déchiffrer; une autre personne sera peut-être capable ultérieurement de la lire. Autre option : inscrire : (illisible).
;'''Enregistrement :''': 1 seule fiche de saisie (enregistrement) par acte ( ne pas séparer les 2 partenaires d'un mariage en 2 enregistrements ) et 1 seul acte par fiche de saisie (enregistrement).
:Ne pas mettre naissance et décès d'un individu sur le même enregistrement. Si la naissance et le décès figurent sur le même acte (mort-né ou [[obiit]]), saisir une fiche pour la naissance et une autre fiche pour le décès . Si obiit ne précise pas de date, mettre celle de l'acte de naissance.
;'''Rubriques ( = champs) :''':
*- séparer NOM & prénoms (imposé pour recherche informatique) jamais NOM & prénoms dans la même rubrique
;[[Patronyme]]: prévoir impérativement une rubrique pour le patronyme du père: c'est la seule manière de traiter les cas particuliers ( absence de patronyme, utilisation du patronyme de la mère, inconnu, etc... ). :C'est également la seule manière d'étudier les évolutions de graphie, ou de faire des recherches automatiques par famille.
Le [[logiciel]] doit prévoir une recopie automatique du nom concerné, avec possibilité de modification. (autre option : mettre le signe = dans la rubrique patronyme du père; l'informaticien de service remplacera ensuite automatiquement ces = par le nom considéré).
L'idéal est de ne jamais abréger un [[patronyme]]. Si un patronyme est très long, il faut couper brutalement les dernières lettres sans chercher une abréviation plus euphonique mais qui pourrait conduire à des interprétations délicates.
Le nom complet sera alors mentionné dans les remarques. Si le même patronyme est manifestement orthographié de plusieurs manières différentes dans des actes successifs, on peut alors l'enregistrer 2 fois pour chaque acte : une fois sous la forme authentique et une 2ème fois dans une rubrique supplémentaire que l'on aura intitulée "nom équivalent"; ceci doit alors être explicité dans la notice d'accompagnement.
Cette rubrique "nom équivalent" fait partie de la grille de saisie que l'on aura définie. Certains patronymes sont suivis de qualificatifs tels que : "le jeune", "l'aîné", "cadet", "dit XYZ", etc...; l'enregistrement de ces qualificatifs se fera à la suite du [[prénom]], tant qu'ils tiennent dans l'espace alloué; sinon il vaut mieux les rejeter dans la rubrique "remarques".
===Actes de mariage===
