Modifications

Les [[relevé]]s systématiques ne peuvent servir directement à faire sa [[généalogie]]. Il est donc inutile de les alourdir par des informations superfétatoires. On peut cependant concilier les relevés systématiques avec un but particulier, et ajouter des informations dans des rubriques additionnelles séparées, qui ne feront pas partie ensuite des éditions standard, mais que l'on pourra éditer pour ses besoins propres.

**Localisation des [[acte]]s authentiques et impression alphabétique de tables

**Recherches informatisées multi-critères via CD-ROM ou Internet (ex : enfants d'un couple par sélection père & mère).

**Etudes familiales, démographiques, sociologiques, [[onomastique]]s, etc...

**Pour utiliser un ordinateur à un niveau élémentaire (mettre en route, enregistrer des actes et y faire des corrections) prévoir 4 ou 5 séances d'entraînement de 2 h chacune. Il est indispensable d'avoir à proximité un passionné d'informatique.

L'édition sur papier est le résultat final. Choisir le format A4 (21x29,7) car il peut être classé dans tous les bureaux et étagères.

Il est nécessaire d'étudier d'une manière rigoureusement détaillée comment on voudra présenter les listes ou états, si l'on veut que toutes les informations d'un acte tiennent sur une seule ligne ou sur 2 ou 3 ; on s'aperçoit alors qu'on est obligé de limiter la longueur de chaque information . Il faut le faire au moment de la saisie des informations, sinon quand on imprime une liste, le logiciel pourrait couper d'office chaque rubrique à une longueur donnée, et faire par exemple disparaître un prénom qu'on aurait voulu conserver. Il faut expérimenter pour avoir une présentation claire. Cette limitation des longueurs n'est pas une contrainte informatique, mais une contrainte de présentation des listes imprimées.

Cette fiche-type admet de multiples appellations, toutes équivalentes : grille de saisie, formulaire de saisie, format d'entrée, saisie d'un acte, enregistrement d'un acte, entrée des informations, canevas de saisie etc.....

**La saisie des informations doit se faire dans des rubriques écrites en clair et être elles- mêmes transcrites en clair.

**Toute codification est source de complexité pour l'homme et il en résulte une augmentation des erreurs.

**Les abréviations standard sont acceptées : ° naissance, + décès et X mariage

**Il est possible d'utiliser d'autres abréviations, à condition de les expliquer dans une notice jointe. Préférer les abréviations mnémoniques (p.ex. ND pour paroisse Notre-Dame) et les limiter.

**Conseil : travailler par équipe de 2 en enregistrant directement dans l'ordinateur (sans transcription manuelle intermédiaire).

**Une personne lit le registre et l'autre saisie. A la fin de chaque séance, faire une sauvegarde.

**En aucun cas plusieurs équipes ne doivent travailler sur les mêmes relevés car risques d'erreurs : doublons, manques, fichiers non cohérents, etc ...

**Ne jamais travailler sur les disquettes ayant servi aux relevés. Faire immédiatement une copie des fichiers sur un autre support pour archiver.

**Imprimer les listes-épreuves dans l'ordre de la saisie, pour les contrôles.

**La présentation décennale des listes n'a aucune justification pour l'ancien régime. Les dates de début et de fin d'une liste dépendent essentiellement de celles des registres. Pour simplifier la consultation on pourra regrouper la totalité des relevés pour un petit village.

**De même pour une commune ayant plusieurs paroisses, on fusionnera les relevés de toutes les paroisses en une liste unique, après avoir eu soin de mentionner la paroisse dans la fiche de saisie. Éventuellement on pourra éditer en plus une liste par paroisse si cela paraît nécessaire.

**L'objectif est d'imprimer toutes les rubriques fondamentales, sans tronquer aucune information saisie. (si des informations sont tronquées, ce n'était pas la peine de les saisir !!).

**L'impression des mariages pose un problème assez complexe : la totalité des informations incompressibles (c'est-à-dire avec les 2 parents des époux) ne tient pas sur une seule ligne. Il faut donc trouver un mode de représentation sur plusieurs lignes, et qui minimise les renvois d'une table à l'autre. L'impression en colonnes ne donne généralement pas des résultats satisfaisants.

Aussi nous avons mis au point un système de transfert et de fusion de tous les textes et listes en un seul document sous un logiciel de traitement de texte du commerce tel que Word. Ceci a 2 gros avantages : la mise en page est totalement souple, et n'impose aucune contrainte (en particulier de longueur de ligne). Le document forme un tout, et peut être transmis et ré-imprimé sans aucune manipulation. (L'auteur a en préparation un article assez technique sur cette question).

**La chasse aux erreurs : de lecture, de frappe, de manipulation, etc.

**Les logiciels ne permettent pas de détecter les erreurs de vraisemblance durant l'enregistrement. Un contrôle est possible lors du traitement informatique. Il faut faire preuve d'imagination. Il y a peu de contrôles systématiques (dates comprises entre les limites du registre, dates avec format xx-xx-xxxx, identité entre le nom du père et des enfants).

**Après ces contrôles informatiques, on imprimera une liste-épreuve dans l'ordre des registres pour une relecture comparative totale par équipe de deux des registres originaux et des listes. Il est préférable de faire cette relecture par deux personnes différentes. Puis corrections des erreurs.

**Exemple : sur 12 000 actes enregistrés, il a été détecté 5 à 6 % d'erreurs mineures (e non accentué, minuscule au lieu de majuscule, cadrage incorrect, etc) et 1 à 2 % d'erreurs majeures qui auraient définitivement empêché de retrouver un personnage (date ou patronyme ou omissions).

**Après les contrôles, les listes définitives sont imprimées.

**Le relevé contient une page de couverture (commune et code INSEE, département, type de relevés, dates extrêmes), une introduction (auteurs du relevés, date du travail, collection à partir de laquelle ont été faits les relevés et référence des registres, particularités des conventions adoptées et explications des abréviations, difficultés de lecture et actes manquants).