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Dans la pratique il existe des différences (signatures... ) mais il convient alors de les considérer comme des documents "distincts " différenciés par une zone genre O (original pour un contrat), M (minute), G (grosse ou greffe)...
<br />Il est important de noter quel registre a été photographié car parfois, ce ne sont pas les mêmes. L'un est le double de l'autre, mais les doubles faits à la main... il manque parfois des informations (signatures, en particulier) et il peut y avoir des erreurs de recopie.
<br />La localisation actuelle de la "ressource" doit plutôt figurer dans la description faite dans le logiciel de gestion, généalogique ou non, que dans l'identification proprement dite. Toutefois si l'on recherche une identification unique d'un document dans une base virtuelle répartie sur l'ensemble des centres de "stockage", il faut effectivement intégrer dans le nom de fichier l'identification de chacun de ces centres, des AC à la BNF..., une sorte de n° [[Insee|INSEE ]] supplémentaire...
<br />Si on pense à l'avenir et à mise en commun des sources il faut trouver un système crédible et qui colle à ce qui existe déjà dans les dépôts d'archives. Si on enlève cette localisation nous allons nous retrouver avec 2 documents avec le même identifiant et 2 contenus (feuillets présents dans une collection et pas dans l'autre).
<br />La localisation est susceptible de varier suivant les réorganisations administratives, intérêt historique...
'''Exemple :''' 1800-1830_35127_AC_NMD_xxxx.jpg
*a) 1800-1830 : période concernée par le registre En effet certain actes sortis de leur contexte sont illisibles (ex : "le même jour que ci-dessus") ou erroné (sur un registre de 1764 un acte inscrit 1760, le curé a oublié le "quatre"). Si l'acte est seul même identifié dans son nom par 1764-08-12 on ne sait plus ou est l'erreur (le curé ou le nom de fichier).
*b) 35127 : code [[Insee|INSEE ]]
*c) AC : lieu où a été trouvé l'acte (AC : Archives Communales ou AD.) en option
*d) NMD : type d'actes donc remplaçable par BMS, tout autre type pouvant être relevé comme les notaires Pour les registres paroissiaux, le BMS est implicitement dans les dates, mais on rencontre des vieux registres seulement BM ou TS (testaments et sépultures) avec les mêmes dates, - pour les registres d'état civil les N, M, D sont généralement disjoints, avec des dates identiques (décennales) pour les premiers registres, sans oublier les P (publications de bans) pour les toutes premières années de la République.