Modifications

Dans la pratique il existe des différences (signatures... ) mais il convient alors de les considérer comme des documents "distincts " différenciés par une zone genre O (original pour un contrat), M (minute), G (grosse ou greffe)...Il est important de noter quel registre a été photographié car parfois, ce ne sont pas les mêmes. L'un est le double de l'autre, mais les doubles faits à la main... il manque parfois des informations (signatures, en particulier) et il peut y avoir des erreurs de recopie.La localisation actuelle de la "ressource" doit plutôt figurer dans la description faite dans le logiciel de gestion, généalogique ou non, que dans l'identification proprement dite. Toutefois si l'on recherche une identification unique d'un document dans une base virtuelle répartie sur l'ensemble des centres de "stockage", il faut effectivement intégrer dans le nom de fichier l'identification de chacun de ces centres, des AC à la BNF..., une sorte de n° INSEE supplémentaire...Si on pense à l'avenir et à mise en commun des sources il faut trouver un système crédible et qui colle à ce qui existe déjà dans les dépôts d'archives. Si on enlève cette localisation nous allons nous retrouver avec 2 documents avec le même identifiant et 2 contenus (feuillets présents dans une collection et pas dans l'autre).La localisation est susceptible de varier suivant les réorganisations administratives, intérêt historique... Réponse : physiquement oui mais pas dans le dépôt. Il ne faut pas oublier que la photo numérique pourra devenir à terme l'exemplaire de consultation puisque copie conforme de l'original donc le déplacement de tel ou tel document dans un autre dépôt ne nous dérangera pas, et si cela était l'inventaire serait annoté donc le chercheur saura où aller le prendre, et pourquoi le ressortir puisque nous avons une copie exacte?

multi-fichiers (une page = un fichier). Faire deux fichiers pour une même photo si elle contient 2 années (la fin de l'une et le début de l'autre). Pour différencier une page de gauche et une page de droite:

'''Ex :''' 001r, précède 001v, laquelle, dans le registre, se trouve à gauche de 002r qui lui fait vis à vis.

'''Remarque :''' pour une numérisation d'un registre entier, il est conseillé de prendre l'habitude d'un numéro de page sur 3 caractères (de 000 à 999). On évite une rupture dans les visualisation des noms de fichiers dans l'explorateur et en prenant ce réflexe on ne risque pas les mauvaises surprises.

'''Exemple'''

18851105_FRA_92023_M_Ves_Duv_Pi_MaGe.jpg 5 novembre 1885 en France à Clamart, acte de Mariage de Vesseron Pierre et Duval Marie Geneviève (acte numérisé). 18851105_FRA_92023_M_Ves_Duv_Pi_MaGe.doc = Le même en .doc = transcription Ainsi si tous les fichiers sont dans le même répertoire, ils sont accessibles à volonté classés dans le bon ordre. Une recherche (par exemple) sur *M_???_Duv* donne tout les mariages des filles Duval dans l'ordinateur.

Si le registre est découpé en naissances, mariages et décès, préciser la numérotation par N, M, D.

'''Exemple :''' 1800-1830_35127_AC_NMD_xxxx.jpg a) 1800-1830 : période concernée par le registre En effet certain actes sortis de leur contexte sont illisibles (ex : "le même jour que ci-dessus") ou erroné (sur un registre de 1764 un acte inscrit 1760, le curé a oublié le "quatre"). Si l'acte est seul même identifié dans son nom par 1764-08-12 on ne sait plus ou est l'erreur (le curé ou le nom de fichier). b) 35127 : code INSEE c) AC : lieu où a été trouvé l'acte (AC : Archives Communales ou AD.) en option d) NMD : type d'actes donc remplaçable par BMS, tout autre type pouvant être relevé comme les notaires Pour les registres paroissiaux, le BMS est implicitement dans les dates, mais on rencontre des vieux registres seulement BM ou TS (testaments et sépultures) avec les mêmes dates, - pour les registres d'état civil les N, M, D sont généralement disjoints, avec des dates identiques (décennales) pour les premiers registres, sans oublier les P (publications de bans) pour les toutes premières années de la République. e) xxxx : numérotation de la vue dans le registre ou rang de l'acte dans le carton Permet de déposer son travail aux AD qui peuvent facilement utiliser cette numérotation.

Il s'agit ici d'un cas particulier mais la hiérarchie s'applique aussi à tout document qui comporte une pagination : Collection / Volume ou Numéro / Sous-Division (chapitre, section, article, etc) / Page

'''Suggestion :''' réaliser un fichier sous un tableur par commune photographiée, un onglet par décade, et donc 10 années par feuillet. Pour chaque année, il y a une ligne par photographie, avec indication de la première et de la dernière date (quand c'est possible, cf le cas de date illisible) le nombre d'actes, et leur type (bms ou nmd). Enfin, une dernière colonne permet de mettre des commentaires. Ces informations sont notés au fur et à mesure du dépouillement.

Idée si plusieurs registres pour un même évènement : regrouper toutes les infos au sein d'un même document xxx.doc ou xxx.pdf ou xxx.htm qui incluerait les deux photos et la transcription du texte.

'''Débat :''' faut-il donner une signification au nom de fichier ou non (dénomination parlante des pièces) ?