Administratrice, wgw
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''';Il y a 3 méthodes''' (il est possible de les utiliser simultanément) :
''';Exemple :''' *Dossier Windows principal : "Généalogie Brueys" *Sous-dossier : Ardèche, Bouches-du-Rhône, Brueys Autres, Gard, Imports, Mes écrits, Pays-Bas, Somme, USA *Dans "Ardèche", les sous-sous-dossiers : AD07 BMS-NMD, AD07 *Divers, AD07 Fonds Falgairolles, AD07 Justice, AD07 Notaires, Divers *Et dans "AD07 Fonds Falgairolles" : "AD07 - 85 J17-6", "AD07 - 85 J17-7", "AD07 - 85 J214", etc .. :Cette structure rappelle où ont été trouvés les médias.
''';ex :''' j'ai numérisé un acte de mariage Le fichier numérique sera nommé 69382_AM_WP-1576-11_1914-1918_0185.doc
''';Avantage :''' rapidité d'identification, attachement "certain" du nom du fichier à son contenu
''';Inconvénient :''' limitation du nombre d'informations, difficulté de lecture par un tiers (relativement à la solution 2), risque sur la pérennité du fait de l'utilisation d'abbréviationsDans d’[[abréviations]]:Dans une base à part ou un fichier excell ou word ou peu importe ...
''';Exemple :''' pour un [[acte ]] de [[mariage ]] numérisé, le fichier sera nommé 0000452.doc Et un fichier à part me dira que 0000452.doc = Acte de mariage dans commune 69382, etc ...
''';Avantage :''' lisibilité et pérennité des informations :en clair, plus grand nombre d'informations possible
''';Inconvénient :''' risque de deconnexion du contenu / contenant, Manipulation plus compliqué et plus longue (relativement à la solution 1),
''';Exemple :''' le 24 septembre 2002 devient 2002-09-24 ou 20020924. Permet le classement par date. :Ce format "an mois jour" est défini par une [[norme ISO ]] qui autorise le format avec un trait d'union (le format sans séparateur est aussi possible). Aucun autre séparateur n'est permis (donc pas l'espace).
''';Remarque'''
''';Option''' : ne mettre que la [[date ]] avec uniquement un numéro pour différencier si deux dates sont identiques.
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La contrainte est d'identifier un fichier sans ambiguïté et d'être capable de retrouver le média. *Gestion et visualisation peuvent être dissociées (on "explore" sous Windows ou Mac) puis on clique pour visualiser.
*L'organisation de type c:/lapeyrouse/photos/Ma_tante_Irma est le premier réflexe mais on est vite dépassé !
Autant prendre les bons réflexes dès maintenant.
Voici quelques idées .:
*l'arborescence dans des dossiers du système d'exploitation
*un seul dossier et tout organiser à partir du nom du fichier
*un [[logiciel ]] spécifique (permet une indexation mais n'évite pas la création d'une arborescence même courte).
==Répartir par dossier==
et sous-dossier avec le système d'exploitation
'''Sur un CD-ROM''' Mettre autant de photos que possible dessus et étiquette sur le CD. Un CD contient uniquement des photos d'un registre donné. Le CD est découpé par années. Une année contient les vues, numérotées de 1 à n.
==Nommer les fichiers==
Comment nommer un fichier ? Où doit on saisir les informations permettant l'identification de ce fichier ?
Dans le nom même du fichier contenant la source.
C'est forcément sous forme abrégée pour tenir compte des contraintes de place.
[En informatique on recommande de limiter au maximum la sémantique dans les noms des fichiers, et plutôt d'utiliser une base de données parallèle dans laquelle les caractéristiques du document sont indiquées.]
Un nom long est utile pour retrouver un fichier avec les outils de recherche du système d'exploitation. :Séparation des éléments : espace ou le trait de soulignement "_" (underscore) :Séparation des informations de l'élément : le tiret "-" semble l'élément le plus usité ;Typographie : deux méthodes : chaque mot commence par une majuscule ou tout en minuscule et sans accent.
Des photographies d'actes, des portraits, des [[cartes postales]], des [[transcription]]s ont un même objectif : identifier une "ressource" (un acte d'[[état civil ]] ou notarié, une photo de mariage ...) dans le temps, dans l'espace, la nature de la susdite, et, la ou les personnes concernées.
===Le temps===
Date au format (ISO 8601): AAAA-MM-JJ (le format AAAAMMJJ est aussi possible mais parrait moins lisible).
:une information intemporelle (ex : reproduction de partie d'une publication n'aura pas obligatoirement de date. Il est possible en ce cas de mettre la date du jour de saisi du fichier. Pour une date incomplète ou approximative : 1670-09-00 ou 1670-00-00 .
===L'espace===
'''Indiquer le lieu d'origine de la source.'''
En France le code [[Insee ]] (option code INSEE avec pays ex : FRA_92023).
'''Ex :''' mairie, siège de l'étude, lieu où la photographie a été prise. Il faut localiser en priorité le lieu d'origine (et non du lieu où se trouve le document).
La "source" (ne pas confondre avec la source journalistique, personne ou moyen par lequel on a obtenu l'information) a été rédigée dans un lieu précis (église, mairie, étude ...).
Qu'on la retrouve ensuite aux [[Archives Communales communales]] (AC), [[Archives Départementales départementales]] (AD), centres des mormons [[Mormons]] (SDJ) est secondaire, c'est la même, qui est consultée sur le registre original aux AC ou sur le [[microfilm ]] aux AD.
*Pour un document numérique, le fichier est probant à lui seul.
*Pour une [[transcription]], placez dans le document lui-même en en-tête "transcription faite par ... le... à....".
*Pour un [[acte ]] donné, un fichier image et un fichier texte peuvent cohabiter dans le même répertoire, la distinction se faisant sur l'extension (jpg, txt par exemple).
===Nature de la source===
Acte de naissance, [[mariage]], décès, [[sépulture]], notarié, photo, [[inventaire]], un codage sur un seul caractère peut suffire: N naissance, M mariage, T [[notaire ]] (Tabellion, le N est déjà pris)