1) '''==Le temps''' == Date au format (ISO 8601): AAAA-MM-JJ (le format AAAAMMJJ est aussi possible mais parrait moins lisible). Exemple : le 24 septembre 2002 devient 2002-09-24 ou 20020924. Permet le classement par date. Ce format "an mois jour" est défini par une norme ISO qui autorise le format avec un trait d'union (le format sans séparateur est aussi possible). Aucun autre séparateur n'est permis (donc pas l'espace). Remarque :une information intemporelle (ex : reproduction de partie d'une publication) n'aura pas obligatoirement de date. Il est possible en ce cas de mettre la date du jour de saisi du fichier. Pour une date incomplète ou approximative : 1670-09-00 ou 1670-00-00 . Option : ne mettre que la date avec uniquement un numéro pour différencier si deux dates sont identiques.
2)''' ==L'espace''' == Indiquer le lieu d'origine de la source. En France le code Insee (option code INSEE avec pays ex : FRA_92023). Ex : mairie, siège de l'étude, lieu où la photographie a été prise. Il faut localiser en priorité le lieu d'origine (et non du lieu où se trouve le document). La "source" (ne pas confondre avec la source journalistique, personne ou moyen par lequel on a obtenu l'information) a été rédigée dans un lieu précis (église, mairie, étude ...). Qu'on la retrouve ensuite aux Archives Communales (AC), Archives Départementales (AD), centres des mormons (SDJ) est secondaire, c'est la même, qui est consultée sur le registre original aux AC ou sur le microfilm aux AD. Pour un document numérique, le fichier est probant à lui seul. Pour une transcription, placez dans le document lui-même en en-tête "transcription faite par ... le... à....". Pour un acte donné, un fichier image et un fichier texte peuvent cohabiter dans le même répertoire, la distinction se faisant sur l'extension (jpg, txt par exemple).
3) '''==Nature de la source''' == Acte de naissance, mariage, décès, sépulture, notarié, photo, inventaire, un codage sur un seul caractère peut suffire: N naissance, M mariage, T notaire (Tabellion, le N est déjà pris)
4) '''==Nom et prénom de l'intéressé principal''' ==
L'enfant baptisé, le couple pour un mariage, la ou les personnes concernées (une ou deux personnes avec Noms et Prénom(s). (Pour savoir comment écrire ces patronymes voir chapitre patronyme). Option : utiliser toujours le même nombre de caractères, facilite les tris et recherches (utiliser si nécessaire le "_" en remplissage).
6) ==option : origine du document == (ex : AC ou AD). Quelques avis. On peut se demander si EN PLUS il est utile ou non d'ajouter le lieu où se trouve le média.
7) ==en option : numérotation séquentielle pour les documents == multi-fichiers (une page = un fichier). Faire deux fichiers pour une même photo si elle contient 2 années (la fin de l'une et le début de l'autre). Pour différencier une page de gauche et une page de droite:
Option
*a) mettre un numéro séquentiel (1 puis 2).
