Assemblée générale FGW 2014

Informations pratiques

Lieu

au Restaurant Léon de Bruxelles, 3 Boulevard Beaumarchais 75004 PARIS (proche de l’hôtel Soubise)

Date et Horaires

• Le 27 septembre 2014 (forum géné@2014)

• 18h à 19h30 : Assemblée Générale. Bilans et élections du CA 45 mn. Questions : 45 mn.
• 19h30 à 20h : Réunion du Conseil d'Administration
• 20h repas convivial

Participants Invités

• Adhérents à jour de leur cotisation
• Toute personne souhaitant s'informer. Seuls les adhérents peuvent voter.

Assemblée Générale

Introduction, Présents & Répartition des votes

• Ouverture de l'Assemblée Générale ordinaire
• Présents : Edouard Crusson, Marc Kermovant, Marie-Hélène Blonde, et du CA : Jacques, Fred, Sandy, Claude et Renaud.
• Nombre de pouvoirs à répartir (art 1.1 du Règlement) : 38.
• Répartition virtuelle des pouvoirs parmi les présents.

Rapport moral

Rapport oral de "grands" services : Memorial, Cousins, Entraide/traduction, wiki/site

Ensuite, les responsables de services qui le souhaitaient pouvaient présenter leur bilan.

Bilan général

Chapitres : Visites en 2013

Total

memorial

blogs, wiki

archives

portail

cousins

portails dgw

1914-1918

entraide/ trad

maires

actes en vrac

heraldique

cim

Multibases

annu

communes

migranet

fils infos news

notaires

biblio

mar. napoléon

lafayette

culte

protestant

photogenweb

moncompte

divers

Bénévoles - Mon-Compte

Cette base sert quasi uniquement a gérer les adhérents et leurs cotisations.

Cependant l'entraide et traduction utilisent pour les coordinateurs l’accès réservé. Evolution envisagée pour l'accès des bénévoles

Bibliographie

Site au point Mort

Il faudra fournir selon la convention un accès à la FFG à tous les documents marqués de la cote FED

Déjà évoqué mais jamais résolu. Problème de logiciel de gestion bibliographique en ligne utilisé.

Cimetières par Christine F.

Il y a en moyenne deux mises à jour par an dans la base des cimetières.

En 2013 environ 7300 entrées ont été insérées dans la base. Ces rentrées concernent des cimetières du 47, 91, 83, 24, 46, 84, 15, 52. Le 47, lot et Garonne, a bien grossi sa base avec 124 cimetières relevés. En tête, le 38 avec 343 cimetières et le 51 avec 219 cimetières. Ensuite la Meuse avec 41 relevés, la Savoie et l'Indre et Loire avec 26 relevés; Dix sept départements n'ont aucun relevé à ce jour.

Cousins par Jacques L.

Les Cousins représentent 110 sites départementaux (en incluant les DOM et TOM qui n'ont pas vraiment d'activité). Tous les sites sont actuellement hébergés par FranceGenWeb, sauf les 2 sites bretons déjà mentionnés l'an passé (22 et 35) qui sont hébergés chez Free et à l'abandon, le gestionnaire ne répondant pas à nos demandes. Les sites actifs hébergent au total plus de 36000 listes qui représentent plus de 2945000 entrées patronyme-paroisse. Ces données donnent lieu à près de 420000 possibilités de cousinage.

Il reste encore une vingtaine de sites en attente d’un gestionnaire (en augmentation depuis 2012 suite à la défection de gestionnaires non encore remplacés). La situation est résumée soit sur la carte du portail, soit dans la page de l’annuaire des gestionnaires.

Entraide par Claire B.

L'entraide, c'est 11 446 demandes traitées en 2013 malgré les registres en ligne de presque toute la France.

La cote d'or remporte la palme avec plus de 1000 demandes traitées principalement des actes notariés.

Par contre on note une désaffectation des bénévoles avec cette mise en ligne et sans doute un problème de capacité à déchiffrer les actes notariés,

ou une méconnaissance des actes disponibles aux AD et sources d'informations généalogiques.

une centaine d'inscriptions de bénévoles entraide pour l'année 2013 pour moins de 600 véritablement actifs.

Modifications a envisager:

• Intégration des bénévoles dans l'accès FGW Mon-Compte, ce qui demande de revoir un certain nombre de scripts et de pages.
• Cacher les adresses mail de la base de donnée Entraide aux moteurs de recherche (adapter les scripts de JLouvel)

Traduction par Claire B.

Pas de problèmes, le site a eu quelques modifications au niveau de la gestion et évoluera pour la gestion online et l’accès bénévoles en lien avec l'avancée prévue pour l'entraide.

Forums par Daniel H. et Christine F.

SALSA

Présence de Francegenweb les 20 et 21 septembre 2014 à la 2ème RENCONTRE GENEALOGIQUE ORGANISEE PAR LA SALSA* sur le thème : "nos ancêtres au cœur de l'Europe".

La rencontre a eu lieu à PORT SUR SAONE, commune de 3000 habitants située à une dizaine de kilomètres de VESOUL, préfecture de Haute-Saône.

Accueil très chaleureux, café-croissants durant les 2 jours, très bons plateaux-repas et repas du samedi soir dans une excellente ambiance.

Présence des élus locaux, Maire, Président du Conseil Général, et aussi du Directeur des Archives Départementales de Haute-Saône qui a annoncé une bonne nouvelle : la numérisation déjà faite sera mise en ligne en 2015.

Fréquentation moyenne le samedi et un peu moins de visiteurs le dimanche. Mais nous avons quand même pu informer sur l'existence et le travail de notre association. Nous avons aussi aidé les généalogistes dans leurs recherches en donnant directement des informations ou en signalant des adresses. Il est à noter que la proximité du stand Geneabank permet de trouver des informations et de renvoyer vers l'Entraide pour chercher les actes sur le terrain.

Forum très intéressant , bien organisé et qui s'est déroulé dans la meilleure ambiance qui soit.

Dominique DUMONT & Daniel HARRANGER

EGMT

Francegenweb a participé aux Journées de la Généalogie à Toulouse le 12 et 13 octobre 2013, journées organisées par l'Entraide Généalogique du Midi Toulousain (EGMT)

Malgré quelques pannes de connexion, j'ai pu présenter le site de Francegenweb à de nombreux visiteurs, certains le découvraient pour la première fois, d’autres l’avaient visité mais ont été surpris de voir toutes les nombreuses bases de données à exploiter. Ils ont effectué des recherches sur le moteur de recherche et ont pu découvrir parfois des données intéressantes. L'ambiance était très sympa et ces deux jours sont passés très vite...j'ai eu peu de temps libre ! Les prospectus sont tous partis.

Christine FAGALDE

Vote du bilan moral 2013

Y a t-il une opposition éventuelle à un vote à main levée ? non

Approuvez-vous le bilan moral 2013 de FranceGenWeb ?

* Vote contre : 0

* Abstention : 0

* Vote pour : unanimité - Résultat du vote : approuvé

Rapport financier

Bilan année passée 2013

Le bilan pour l'année 2013 est quasiment équilibré, malgré la lourde charge du serveur dédié (depuis aout 2012), ceci grâce à des dons généreux.

Ce bilan équilibré s'explique aussi par le fait que les manifestation auxquelles nous avons participé ne nous ont quasiment rien couté.

Les cotisations et nouvelles adhésions sont de nouveau en légère baisse à 143 adhérents pour 2013 dont 61 nouveaux inscrits.

A relever une quinzaine de virements bancaires, ce mode de paiement progresse

Les comptes bancaires sont désormais accessibles par internet gratuitement par le biais d'une autre association que je (Claire) gère; Le coût était beaucoup trop élevé pour nos finances déjà limites. Cela va me permettre lors de virement, de pouvoir les vérifier rapidement plutôt que d'attendre le relevé mensuel.

Pistes à étudier pour l'avenir:

1. La cotisation à la FFG nous coute 15% de notre budget recette, faut il continuer a y adhérer, quels sont les avantages et inconvénient ? ((discussion a ce sujet dans l'onglet discussion http://www.francegenweb.org/~wiki/index.php/Discussion:Assemblée_générale_FGW_2014)
2. Faire mieux connaitre FGW, peut être en se remettant en question sur notre dynamisme et notre communication ?
3. Faire plus appel à des cotisations volontaires:

• Au travers de campagne de dons si on a des problèmes pour boucler le prochain budget,
• En mettant plus en avant les avantages de la gratuité pour tous de nos services et faire appel a des adhésions
• Participation a des manifestations généalogiques (gratuites) pour nous faire connaitre (il manque quelqu'un pour s'occuper de cet aspect de notre marketing)

Bilan sur sur la liste du CA en fichier pdf : http://fr.groups.yahoo.com/group/FranceGenWeb-bureau/files/AG%202014/ (accès réservé au CA)

Réponse AG : Après un rapide sondage durant AG : l'unanimité des présents (moins un) était en faveur du maintien dans la FFG.

Vote du bilan financier 2013

Y a t-il une opposition éventuelle à un vote à main levée ? non

Approuvez-vous le bilan financier 2013 ?

* Vote contre : 0

* Abstention : 0

* pour : unanimité

Bilan financier : approuvé

Membres d'Honneur

A l'unanimité il a été décidé de supprimé cette rubrique.

Election des membres du Conseil d'Administration

• Remerciements aux partants du Conseil d'Administration : ??

• Composition du Conseil d'administration :

(le CA est renouvelé chaque année par tiers - art 11 des statuts).

Pour l'AG 2014 : Renouvellement de Renaud ANZIEU, Jacques LOUVEL

Y a -t-il des candidatures nouvelles pour entrer au Conseil d'Administration ? non

Y a t-il une opposition éventuelle à un vote à main levée ? non

Approuvez-vous le renouvellement de Renaud ANZIEU et Jacques LOUVEL au Conseil d'Administration de FranceGenWeb ?

* Vote contre : 0

* Abstention :0

* Vote pour : unanimité

Résultat du vote : approuvé

Composition du Conseil d'Administration 2014 : Sandy-Pascal ANDRIANT, Renaud ANZIEU, Frédéric BÉZIAUD, Claire BIDAULT, Christine FAGALDE, Jacques LOUVEL, Claude RENARD, Guillaume ROELLY, Jean PIONNIER

Bernard VIALLON n'a pas souhaité renouveler sa candidature au Conseil d'Administration (sept 2014).

Pour information : (le CA est renouvelé chaque année par tiers - art 11 des statuts).

AG 2013 : Sandy-Pascal ANDRIANT, Renaud ANZIEU, Frédéric BÉZIAUD, Claire BIDAULT, Christine FAGALDE, Jacques LOUVEL, Claude RENARD, Guillaume ROELLY, Bernard VIALLON, Jean PIONNIER

Renouvellement de Christine FAGALDE, Fred BEZIAUD, Guillaume ROELLY, Sandy-Pascal ANDRIANT + nouvel entrant Jean PIONNIER

AG 2012 : Sandy-Pascal ANDRIANT, Renaud ANZIEU, Philippe BEAUVILLIERS, Frédéric BÉZIAUD, Claire BIDAULT, Christine FAGALDE, Jacques LOUVEL, Claude RENARD, Guillaume ROELLY, Bernard VIALLON, Raymond SENEQUE.

Renouvellement de Philippe BEAUVILLIERS, Claire BIDAULT, Claude RENARD + Raymond SENEQUE entré en cours d'année 2011

AG 2011: Renouvellement de Renaud ANZIEU, Jacques LOUVEL, Jean-Louis MÉJECAZE + nouvel entrant Bernard VIALLON

AG 2010: Renouvellement de Christine FAGALDE, Dominique DUMONT, Frédéric BÉZIAUD et Guillaume ROELLY + nouveaux entrants Sandy-Pascal ANDRIANT et Yves VERGEZ.

Sujets demandés

Sujet 1 : ACAM

Relation avec l'ACAM : Accord de partenariat, en attente réponse ACAM

Financement du serveur Mémorial géré par l'ACAM:

Financement partiel ou complet par qui ? actuellement le financement est total et représente le cout d'un serveur annuel partagé chez Infomaniak.

Maintenance du serveur et des scripts, par qui ? par ACAM et par FGW

Sujet 2 : Soutien financier à FGW

Proposer (via par exemple un post-it) de soutenir ponctuellement FGW par un don financier, sans pour autant adhérer, par exemple par virement. Fait. [http://dons-donations-et-legs http://www.associations.gouv.fr/1012-dons-donations-et-legs]

Appel à la générosité publique à l'échelon national

• Une association peut aussi faire appel à la générosité publique à l'échelon national par le moyen de quêtes simultanées sur la voie publique, ou par l'utilisation de moyens de communication (site internet, campagne téléphonique, envoi massif de courriels ou de courriers postaux).

Dans ce cas, elle doit en demander l'autorisation en déclarant de façon précise :

• les objectifs,
• les moyens,
• l'affectation prévisionnelle des sommes collectées

Cette déclaration doit être déposée ou adressée à la préfecture du département du siège social de l'association (à Paris, auprès du préfet de police). L'association doit tenir ensuite un compte annuel d'emploi des ressources collectées, conforme à un modèle réglementaire spécifique. Le compte d'emploi doit être consultable à l'adresse du siège social de l'association par tout adhérent, par tout donateur et par l'administration.

Sujet 3 : Dons déductibles a l'association

Suivant le nouveau code des impôts 2014

• [http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do;?idSectionTA=LEGISCTA000006191957&cidTexte=LEGITEXT000006069577 http://www.legifrance.gouv.fr]

Modifié par Décret n°2014-549 du 26 mai 2014 - art. 1

Comment envisager de pouvoir déduire des impôts des frais et quelle procédure employer dans l'association

• [http://fiche%20de%20don http://www.impots.gouv.fr/portal/deploiement/p1/fichedescriptiveformulaire_5952/fichedescriptiveformulaire_5952.pdf]

• [http://frais%20des%20benevoles http://www.associations.gouv.fr/IMG/pdf/Fiche_pratique_frais_des_benevoles_2014.pdf]

• Déterminer quels frais peuvent être remboursés (déplacements AG, déplacement AD? , autre?) et sous le contrôle de qui (suivant les services FGW) ?

La complexité de la procédure fait que ce sujet n'a pas été abordé en AG.

Sujet 4 : Recherchons un généalogiste informaticien

Évolution des bases et scripts

Comment trouver quelqu'un de compétent, faut il embaucher ? combien cela couterait ?

1. Entraide :
   1. Accès par Mon-Compte pour les bénévoles actifs
   2. Mettre a jour le script pour supprimer les mails de la base de donnée dans les moteurs de recherche
2. Biblio :
   1. mettre a jour le logiciel de gestion qui est obsolète et sature
3.  ??

Sujet 5 : Evolution de FGW

Comment faire evoluer FGW ? et dans quel sens ?

Plusieurs thèses : - Tout dépend du rôle du Président : Claude - Recherche de partenariat pour assurer pérennité éventuelle du patrimoine : Renaud - Actions classiques : Jacques et majorité

Cloture de l'Assemblée Générale Ordinaire

un très grand merci pour les adhésions, pour les pouvoirs et pour les présents.

Réunion du Conseil d'Administration

Election du bureau

Y a t-il une opposition éventuelle à un vote à main levée ?

Election du Président - Qui se présente ? Jacques Louvel

* Vote contre : 0

* Abstention : 0

* Vote pour : unanimité

Election du Trésorier - Qui se présente ? / sortant-e : Claire Bidault

* Vote contre : 0

* Abstention : 0

* Vote pour : unanimité

Election du Secrétaire - Qui se présente ? / sortant-e : Christine Fagalde

* Vote contre : 0

* Abstention : 0

* Vote pour : unanimité

Election du représentant auprès de la FFG - Qui se présente ? / sortant-e : Claude Renard

* Vote contre : 0

* Abstention : 0

* Vote pour : unanimité

Election du Vice-Président - Qui se présente ? / sortant-e : Renaud Anzieu

* Vote contre : 0

* Abstention : 0

* Vote pour : unanimité

Composition du bureau : Trésorière , Secrétaire, Vice-Président, Président

Présidente honoraire : feue Andrée Parbelle.